¿Qué es una factura electrónica?
Introducción a la facturación electrónica
Un factura electrónica, también conocido como factura electrónica, contiene la misma información incluida en una factura normal, pero se emite, transmite y almacena en un formato de datos estructurados como XML o JSON, que se pueden procesar automáticamente mediante software en lugar de en un formato no estructurado, como papel o PDF.
¿Una factura en PDF es una factura electrónica?
No, aunque un PDF es un formato digital, no es un formato digital estructurado. Las máquinas pueden leer automáticamente los formatos de datos estructurados, mientras que los formatos no estructurados requieren la intervención humana para interpretarlos y procesarlos.
¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?
La mayoría de las empresas almacenan la información de ventas y facturación en sus sistemas en formatos estructurados, pero siguen emitiendo facturas en formatos no estructurados (normalmente PDF) a sus clientes. Como resultado, el cliente que recibe la factura a menudo tiene que pagar a un contador o a un sistema de OCR para que introduzca manualmente los datos en sus propios sistemas de datos estructurados (por ejemplo, un ERP). Este proceso no tiene sentido.
Por otro lado, si el comprador y el vendedor acuerdan intercambiar facturas electrónicas, sus sistemas pueden leer, aprobar, almacenar e incluso pagar las facturas automáticamente sin introducir los datos manualmente. Esto hace que la facturación electrónica sea un método de comunicación más rápido, seguro, fácil de auditar y económico entre vendedores y compradores que la facturación tradicional en formatos no estructurados.
¿Es obligatoria la facturación electrónica?
La respuesta depende del país o países en los que opera la empresa. Además, en algunos sectores (por ejemplo, la automoción, la farmacia, el comercio minorista y la logística), la facturación electrónica se ha convertido en un estándar que los compradores exigen a sus homólogos antes de emprender cualquier actividad comercial. El intercambio electrónico de datos (EDI) se utiliza ampliamente en estos sectores.
Antes de profundizar en los países en los que la facturación electrónica es obligatoria, vale la pena analizar la diferencia entre dos conceptos similares: la facturación electrónica y la presentación de informes electrónicos.
Facturación electrónica frente a informes electrónicos
La facturación electrónica se refiere estrictamente al formato y la infraestructura (por ejemplo, correo electrónico, redes privadas) que utiliza el vendedor para enviar las facturas al comprador.
La presentación de informes electrónicos se refiere al requisito legal de las autoridades tributarias de recibir informes de las transacciones de venta en un formato electrónico estructurado. Cuando las autoridades tributarias exigen a las empresas que informen electrónicamente de cada venta en tiempo real, normalmente se denomina control continuo de transacciones (CTC).
Es fundamental tener en cuenta que, dado que la presentación de informes electrónicos es una extensión natural de la facturación electrónica, muchos gobiernos introducen ambos requisitos simultáneamente o en varias combinaciones.
Países con facturación o informes electrónicos obligatorios
Hasta 40 países ya han introducido algunos requisitos de facturación electrónica o informes electrónicos. Algunos países lo exigen solo para tipos de transacciones específicos, a saber:
- De empresa a gobierno (B2G): transacciones entre empresas y entidades gubernamentales (agencias nacionales, estados, ciudades, hospitales, etc.)
- Empresa a empresa (B2B): transacciones entre empresas
- De empresa a consumidor (B2C): transacciones en las que el vendedor es una empresa y el comprador es un consumidor
El siguiente mapa muestra qué países pertenecen a cada categoría:
Países con próximos mandatos de facturación o presentación de informes electrónicos
Más de 20 países tienen leyes que hacen obligatoria la facturación electrónica y la presentación de informes electrónicos en los próximos años.
Los países con mandatos de facturación electrónica existentes aparecen sombreados en verde claro, mientras que los países que introducen o amplían mandatos aparecen sombreados en verde oscuro:
¿Cómo puede ayudar Invopop?
Invopop ayuda a las empresas globales a cumplir con los requisitos locales de facturación electrónica e informes electrónicos. Ofrecemos una API que registra todas las ventas, las convierte en un formato de factura compatible con las normas locales, las reenvía al comprador y las notifica a la autoridad fiscal correspondiente, de acuerdo con la legislación local.
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