L'Espagne publie un projet de système de facturation électronique B2B

Le ministère espagnol des Affaires économiques a publié un projet de décret royal qui précise le fonctionnement de la facturation électronique entre entreprises (B2B) dans le pays. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir sur la future obligation, pour les entreprises, d'utiliser des factures électroniques pour leurs ventes B2B.

Résumé

• Les entreprises pourront utiliser soit une solution publique de facturation électronique, soit une plateforme privée pour envoyer leurs factures à leurs clients. Dans les deux cas, le vendeur devra transmettre une copie de chaque facture à la solution publique au format Facturae.
• ‍Les plateformes privées de facturation électronique pourront utiliser quatre formats : UBL, Facturae, CII ou EDIFACT.
• La première étape consistera, pour le gouvernement, à approuver et publier ce décret royal. Douze mois après cette publication, les grandes entreprises (celles dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 8 millions d'euros) devront commencer à émettre des factures électroniques. Vingt-quatre mois plus tard, ce sera au tour des entreprises de plus petite taille.
• Les acheteurs devront également indiquer aux vendeurs s'ils acceptent la facture et la date à laquelle ils l'ont payée. Cette obligation n'entrera toutefois en vigueur que 36 à 48 mois après la publication du texte définitif.

La facturation électronique en Espagne

Factures entre entreprises et administration publique (B2G)

Depuis 2015, les fournisseurs qui émettent des factures d'un montant supérieur à 5 000 € à destination de l'administration publique doivent utiliser un système de facturation électronique appelé Facturae, ou FACe. Si vous adressez déjà vos factures à l'administration via ce système, vous pouvez continuer à procéder de la même manière.

Factures entre entreprises (B2B)

En septembre 2022, le gouvernement espagnol a instauré l'obligation de recourir à la facturation électronique dans les relations B2B en Espagne, sous réserve de la publication des modalités techniques de fonctionnement du système.

Ce texte définit le fonctionnement global de la facturation électronique pour les relations commerciales (B2B) en Espagne, sans toutefois préciser les spécifications techniques nécessaires à la mise en œuvre des solutions techniques.

Certaines opérations ne seront pas concernées par cette réglementation. Les principales exceptions sont :

• Les ventes internationales : la règle ne s'applique qu'aux ventes nationales. Si l'émetteur ou le destinataire de la facture est une entreprise étrangère, le recours à la facturation électronique n'est pas obligatoire.
• Les factures simplifiées : en Espagne, certaines opérations peuvent faire l'objet d'une facture simplifiée, ce que l'on appelle habituellement un « ticket » (art. 4 du RD 1619/2012). Si vous êtes actuellement autorisé à émettre des factures simplifiées, vous pourrez continuer à le faire sans avoir à passer à la facturation électronique. Les principaux cas autorisant les factures simplifiées sont les suivants :- Opérations d'un montant inférieur à 400 € (TVA comprise).
• Opérations d'un montant supérieur à 3 000 € (TVA comprise) dans certains secteurs (notamment l'hôtellerie-restauration, le transport de voyageurs et les discothèques).
• Factures rectificatives.

Factures entre entreprises et consommateurs (B2C)

La nouvelle loi ne porte que sur les ventes B2B. Si vous ne vendez qu'à des consommateurs, vous pouvez continuer à facturer comme d'habitude. Le gouvernement n'a annoncé aucun projet visant à rendre la facturation électronique obligatoire pour les factures B2C.‍

Quand la facturation électronique entrera-t-elle en vigueur en Espagne ?

Le projet du 19 juin permet à tout citoyen ou entreprise de formuler des observations jusqu'au 10 juillet 2023. Le ministère des Affaires économiques procédera ensuite aux modifications nécessaires, approuvera le texte définitif et le publiera au BOE (Journal officiel de l'État).

Les échéances suivantes prendront effet à compter de la date de publication du texte définitif au BOE :

• 12 mois : pour que les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 8 millions d'euros émettent des factures électroniques.
• 24 mois : pour que les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 8 millions d'euros émettent des factures électroniques.
• 36 mois : pour que les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel dépasse 6 millions d'euros déclarent les statuts des factures.
• 48 mois : pour que les entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 6 millions d'euros déclarent les statuts des factures.

Comment fonctionnera la facturation électronique en Espagne ?

La facturation électronique B2B en Espagne reposera sur deux grandes catégories de solutions :

1. Les plateformes d'échange de factures électroniques : des solutions technologiques privées permettant aux vendeurs et aux acheteurs de s'échanger des factures électroniques.
2. La solution publique de facturation électronique : le gouvernement créera sa propre solution pour l'échange de factures électroniques. Elle remplira deux fonctions :- Référentiel universel : elle recevra une copie de chaque facture électronique émise via une plateforme privée et fera ainsi office de référentiel universel et obligatoire des factures électroniques.

• Alternative gratuite : les entreprises pourront utiliser la solution publique pour émettre et recevoir directement des factures électroniques, sans recourir à une plateforme privée.‍

Les entreprises qui souhaitent recevoir leurs factures électroniques via un prestataire privé devront indiquer à leur fournisseur quel prestataire elles utilisent et dans lequel des quatre formats autorisés elles souhaitent recevoir leurs factures.

Les plateformes privées devront être en mesure de convertir les factures dans n'importe lequel des formats autorisés et de les transmettre à la plateforme choisie par le destinataire. C'est ce que l'on appelle l'interopérabilité.

Ce dispositif se rapproche de celui que prépare la France : un référentiel central et des plateformes privées capables de communiquer entre elles et avec la solution publique.

Formats de facture électronique autorisés

Quatre formats de facture électronique pourront être utilisés par les acheteurs pour adresser des factures aux vendeurs :

• Facturae (format XML créé par le gouvernement espagnol)
• CII (CEFACT/ONU XML).
• UBL (ISO/IEC 19845:2015).
• EDIFACT (ISO9735).

La solution publique ne recevra des factures qu'au format Facturae. Elle disposera en outre d'un formulaire web permettant aux entreprises de créer manuellement des factures électroniques. Autrement dit, si vous n'émettez que quelques factures par mois, vous pourrez les créer manuellement et gratuitement dans la solution publique.

Signature électronique

La nouvelle loi imposera aux plateformes privées de signer numériquement toutes les factures envoyées pour le compte de l'émetteur, en recourant à des signatures électroniques avancées.‍

Les règles applicables aux signatures électroniques avancées sont définies à l'article 10.1.a du décret royal 1619 adopté en 2012, mais il existe désormais de nombreux intermédiaires capables d'émettre des certificats ou de signer des documents pour votre compte.

Code d'identification unique

Toutes les factures électroniques devront être identifiées par un code unique comportant le numéro d'identification fiscale de l'émetteur, le numéro et la série de la facture, ainsi que la date d'émission de celle-ci.

Statuts des factures électroniques

De la même manière que les vendeurs seront tenus d'envoyer des factures électroniques, les acheteurs devront communiquer en retour au vendeur deux informations, ou événements, relatifs au cycle de vie d'une facture :

• L'acceptation ou le refus de la facture, ainsi que la date correspondante.
• Le paiement intégral de la facture et la date à laquelle il a eu lieu.‍

Le projet désigne ces événements sous le terme de statuts de facture. Les acheteurs devront déclarer ces statuts dans un délai de quatre jours calendaires (hors week-ends et jours fériés nationaux), à compter de la date de l'événement (par exemple, la date d'acceptation ou de refus de la facture, ou la date de son paiement intégral).

Les acheteurs pourront également déclarer, à titre facultatif, trois autres statuts :

• L'acceptation ou le refus partiel de la facture, ainsi que la date correspondante.
• Le paiement partiel de la facture et la date à laquelle il a eu lieu.
• La cession de la facture à un tiers pour son encaissement ou son paiement, en identifiant le cessionnaire et la date de cession.‍

Règles applicables aux plateformes de facturation électronique

Exigences pour les plateformes de facturation électronique

Les plateformes souhaitant exercer en tant que plateformes d'échange de factures électroniques devront répondre à certaines exigences. Elles devront :

• Se connecter à la solution publique de facturation électronique.
• Respecter la norme ISO/IEC 27001.
• Utiliser les protocoles sécurisés AS2 ou AS4 pour la transmission des informations.
• Recourir à des signatures électroniques avancées.
• Convertir les factures électroniques dans n'importe lequel des formats autorisés.
• Disposer d'un plan de continuité d'activité.
• Garantir une disponibilité de service de 99 % et un support permanent.
• Respecter les règles de gouvernance des données.
• Se connecter et fonctionner gratuitement avec les autres plateformes.

Interconnexion entre plateformes

Comme indiqué ci-dessus, la plateforme de facturation d'un vendeur doit pouvoir envoyer des factures à la plateforme choisie d'un commun accord avec l'acheteur. Il peut s'agir de la solution publique de facturation électronique ou d'une plateforme privée. Les plateformes privées doivent donc être interconnectées entre elles.

Lorsqu'une plateforme émettrice doit se connecter à une nouvelle plateforme, elle adresse une demande à la plateforme destinataire. Cette dernière doit alors veiller à ce que l'interconnexion soit effective dans un délai d'un mois. Pour ce faire, la plateforme destinataire doit :

• Fournir la documentation technique.
• Mettre à disposition un environnement de test.
• Allouer les ressources nécessaires.
• Ne facturer aucune somme pour ce service.

‍Le projet précise également les formats que les plateformes doivent utiliser lorsqu'elles s'interconnectent :

• Si la destination est une plateforme privée : la plateforme émettrice transformera la facture dans l'un des quatre formats de facture électronique autorisés.
• Si la destination est la solution publique de facturation électronique : la plateforme émettrice transmettra les factures à la solution publique au format Facturae, et la plateforme destinataire les convertira ensuite dans le format final.