Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Juan Moliner Cofondateur & CEO Introduction à la facturation électronique
Une facture électronique, aussi appelée e-facture, contient les mêmes informations qu'une facture classique, mais elle est émise, transmise et conservée dans un format de données structuré comme XML ou JSON, qui peut être traité automatiquement par un logiciel, au lieu d'un format non structuré tel que le papier ou le PDF.
Une facture au format PDF est-elle une facture électronique ?
Non. Bien que le PDF soit un format numérique, ce n'est pas un format numérique structuré. Les formats de données structurés peuvent être lus automatiquement par des machines, tandis que les formats non structurés nécessitent une intervention humaine pour être interprétés et traités.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La plupart des entreprises stockent leurs données de vente et de facturation dans des formats structurés au sein de leurs systèmes, mais émettent encore leurs factures dans des formats non structurés (généralement PDF) à destination de leurs clients. Résultat : le client qui reçoit la facture doit souvent faire appel à un comptable ou à un système OCR pour saisir manuellement les données dans ses propres systèmes structurés (par exemple, un ERP). Ce processus n'a pas de sens. À l'inverse, si l'acheteur et le vendeur conviennent d'échanger des factures électroniques, leurs systèmes peuvent automatiquement lire, valider, archiver et même payer les factures sans saisie manuelle. La facturation électronique devient ainsi un mode de communication plus rapide, plus sûr, plus facile à auditer et moins coûteux entre vendeurs et acheteurs que la facturation traditionnelle dans des formats non structurés.
La facturation électronique est-elle obligatoire ?
La réponse dépend du ou des pays dans lesquels l'entreprise opère. De plus, dans certains secteurs (automobile, pharmacie, distribution, logistique, etc.), la facturation électronique est devenue un standard que les acheteurs exigent de leurs partenaires avant tout engagement commercial. L'échange de données informatisé (EDI) y est largement utilisé. Avant d'aborder les pays où la facturation électronique est obligatoire, il convient de clarifier la différence entre deux concepts proches : l'e-invoicing et l'e-reporting.
E-invoicing et e-reporting
L'e-invoicing désigne strictement le format et l'infrastructure (e-mail, réseaux privés, etc.) qu'utilise le vendeur pour transmettre ses factures à l'acheteur.
L'e-reporting correspond à une obligation légale imposée par l'administration fiscale de transmettre des rapports de transactions de vente dans un format électronique structuré. Lorsque l'administration fiscale exige des entreprises qu'elles déclarent chaque vente en temps réel, on parle généralement de Continuous Transaction Control (CTC).
Il est important de souligner que, l'e-reporting étant un prolongement naturel de l'e-invoicing, de nombreux gouvernements introduisent ces deux obligations simultanément ou selon différentes combinaisons.
Pays où l'e-invoicing ou l'e-reporting est obligatoire
Pas moins de 40 pays ont déjà mis en place des obligations en matière d'e-invoicing ou d'e-reporting. Certains les imposent uniquement pour des types de transactions spécifiques, à savoir :
- Business-to-government (B2G) : transactions entre entreprises et entités publiques (administrations nationales, régions, communes, hôpitaux, etc.)
- Business-to-business (B2B) : transactions entre entreprises
- Business-to-consumer (B2C) : transactions dans lesquelles le vendeur est une entreprise et l'acheteur un consommateur
La carte ci-dessous indique à quelle catégorie appartient chaque pays :
Pays où la facturation électronique ou l'e-reporting deviendra obligatoire
Plus de 20 pays ont adopté des lois rendant l'e-invoicing ou l'e-reporting obligatoire dans les années à venir. Les pays soumis à une obligation déjà en vigueur apparaissent en vert clair, et ceux qui introduisent ou étendent une obligation, en vert foncé :
Comment Invopop peut-il vous aider ?
Invopop accompagne les entreprises internationales pour se conformer aux obligations locales en matière d'e-invoicing et d'e-reporting. Nous proposons une API qui enregistre chaque vente, la convertit dans un format de facture conforme aux exigences locales, la transmet à l'acheteur et la déclare à l'administration fiscale compétente, conformément à la législation en vigueur.
Si vous souhaitez vous préparer aux nouvelles obligations de facturation électronique, contactez-nous dès aujourd'hui.