¿Qué es una factura electrónica?
Introducción a la facturación electrónica
Una factura electrónica, también conocida como e-factura, contiene la misma información que una factura regular, pero se emite, transmite y almacena en un formato de datos estructurado como XML o JSON, que puede ser procesado automáticamente por software, a diferencia de un formato no estructurado como papel o PDF.
¿Es una factura en PDF una e-factura?
No, aunque un PDF es un formato digital, no es un formato digital estructurado. Los formatos de datos estructurados pueden ser leídos automáticamente por máquinas, mientras que los formatos no estructurados requieren la intervención humana para ser interpretados y procesados.
¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?
La mayoría de las empresas almacenan la información de ventas y facturación en sus sistemas en formatos estructurados, pero aún emiten facturas en formatos no estructurados (generalmente PDF) a sus clientes. Como resultado, el cliente que recibe la factura a menudo necesita pagar a un contador o utilizar un sistema de OCR para introducir manualmente los datos en sus propios sistemas de datos estructurados (por ejemplo, ERP). Este proceso no tiene sentido.
Por otro lado, si el comprador y el vendedor acuerdan intercambiar facturas electrónicas, sus sistemas pueden leer, aprobar, almacenar e incluso pagar las facturas automáticamente sin necesidad de introducir datos manualmente. Esto hace que la facturación electrónica sea un método de comunicación más rápido, seguro, fácil de auditar y económico entre vendedores y compradores que la facturación tradicional en formatos no estructurados.
¿Es obligatoria la facturación electrónica?
La respuesta depende del país o países donde opera la empresa. Además, en algunos sectores (por ejemplo, automotriz, farmacéutico, minorista y logística), la facturación electrónica se ha convertido en un estándar que los compradores exigen a sus contrapartes antes de participar en cualquier actividad comercial. El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) es ampliamente utilizado en estos sectores.
Antes de profundizar en los países donde la facturación electrónica es obligatoria, vale la pena discutir la diferencia entre dos conceptos similares: la facturación electrónica y el e-reporting.
Facturación electrónica vs. e-reporting
La facturación electrónica se refiere estrictamente al formato y la infraestructura (por ejemplo, correo electrónico, redes privadas) que el vendedor utiliza para enviar facturas al comprador.
El e-reporting se refiere a un requisito legal de las autoridades fiscales para recibir informes de transacciones de venta en un formato electrónico estructurado. Cuando las autoridades fiscales requieren que las empresas informen cada venta en tiempo real, generalmente se denomina Control de Transacción Continua (CTC).
Es importante notar que, dado que el e-reporting es una extensión natural de la facturación electrónica, muchos gobiernos introducen ambos requisitos simultáneamente o en varias combinaciones.
Países con facturación electrónica o e-reporting obligatorios
Hasta 40 países ya han introducido algunos requisitos de facturación electrónica o e-reporting. Algunos países lo exigen solo para tipos de transacciones específicos, a saber:
- Business-to-government (B2G): transacciones entre empresas y entidades gubernamentales (agencias nacionales, estados, municipios, hospitales, etc.)
- Business-to-business (B2B): transacciones entre empresas
- Business-to-consumer (B2C): transacciones donde el vendedor es una empresa y el comprador es un consumidor
El mapa a continuación muestra qué países pertenecen a cada categoría
Países con próximas obligaciones de facturación electrónica o e-reporting
Más de 20 países tienen leyes que harán obligatoria la facturación electrónica o el e-reporting en los próximos años.
Los países con mandatos de facturación electrónica ya existentes están sombreados en verde claro, mientras que los países que están introduciendo o ampliando mandatos están sombreados en verde oscuro.
¿Cómo puede ayudar Invopop?
Invopop ayuda a las empresas globales a cumplir con los requisitos locales de facturación electrónica y e-reporting. Ofrecemos una API que registra cada venta, la convierte en un formato de factura compatible localmente, la envía al comprador y la reporta a la autoridad fiscal correspondiente, según la legislación local.
Si deseas prepararte para cumplir con los nuevos requisitos de facturación electrónica, contáctanos hoy.
