¿Qué es una factura electrónica?
Juan Moliner Cofundador y CEO Introducción a la facturación electrónica
Una factura electrónica, también conocida como e-factura, contiene la misma información que una factura tradicional, pero se emite, transmite y almacena en un formato de datos estructurado como XML o JSON, que puede ser procesado automáticamente por software, en lugar de en un formato no estructurado como el papel o el PDF.
¿Una factura en PDF es una factura electrónica?
No. Aunque el PDF es un formato digital, no es un formato digital estructurado. Los formatos de datos estructurados pueden ser leídos automáticamente por máquinas, mientras que los no estructurados requieren intervención humana para ser interpretados y procesados.
¿Qué ventajas tiene la facturación electrónica?
La mayoría de las empresas guardan la información de ventas y facturación en sus sistemas en formatos estructurados, pero siguen emitiendo facturas a sus clientes en formatos no estructurados (normalmente PDF). Como resultado, el cliente que recibe la factura suele tener que pagar a un contable o a un sistema OCR para introducir manualmente los datos en sus propios sistemas estructurados (por ejemplo, un ERP). Este proceso no tiene sentido.
En cambio, si comprador y vendedor acuerdan intercambiar facturas electrónicas, sus sistemas pueden leer, aprobar, almacenar e incluso pagar las facturas de forma automática, sin introducir datos manualmente. Esto convierte a la facturación electrónica en un método de comunicación entre vendedores y compradores más rápido, seguro, fácil de auditar y económico que la facturación tradicional en formatos no estructurados.
¿Es obligatoria la facturación electrónica?
La respuesta depende del país o países en los que opere la empresa. Además, en algunos sectores (por ejemplo, automoción, farmacia, retail y logística), la facturación electrónica se ha convertido en un estándar que los compradores exigen a sus contrapartes antes de iniciar cualquier actividad comercial. El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) está ampliamente extendido en estos sectores.
Antes de entrar en los países donde la facturación electrónica es obligatoria, conviene aclarar la diferencia entre dos conceptos parecidos: facturación electrónica (e-invoicing) y reporte electrónico (e-reporting).
Facturación electrónica vs. reporte electrónico
La facturación electrónica se refiere estrictamente al formato y a la infraestructura (por ejemplo, correo electrónico o redes privadas) que utiliza el vendedor para enviar facturas al comprador.
El reporte electrónico es un requisito legal de las agencias tributarias para recibir informes de las operaciones de venta en un formato electrónico estructurado. Cuando la agencia tributaria exige a las empresas reportar cada venta en tiempo real, se suele denominar Control Continuo de Transacciones (CTC, por sus siglas en inglés).
Es importante tener en cuenta que, dado que el reporte electrónico es una extensión natural de la facturación electrónica, muchos gobiernos introducen ambos requisitos de forma simultánea o en distintas combinaciones.
Países con facturación electrónica o reporte electrónico obligatorios
Ya son hasta 40 los países que han introducido algún tipo de requisito de facturación o reporte electrónicos. Algunos solo lo exigen para determinados tipos de operaciones, en concreto:
- Empresa-administración (B2G): operaciones entre empresas y entidades públicas (organismos nacionales, comunidades autónomas, ayuntamientos, hospitales, etc.)
- Empresa-empresa (B2B): operaciones entre empresas
- Empresa-consumidor (B2C): operaciones en las que el vendedor es una empresa y el comprador es un consumidor
El siguiente mapa muestra en qué categoría se encuentra cada país:
Países con próximas obligaciones de facturación o reporte electrónicos
Más de 20 países cuentan con leyes que harán obligatorias la facturación o el reporte electrónicos en los próximos años. Los países con obligaciones de facturación electrónica ya vigentes aparecen sombreados en verde claro, mientras que los que están introduciendo o ampliando obligaciones aparecen en verde oscuro:
¿Cómo puede ayudarte Invopop?
Invopop ayuda a empresas internacionales a cumplir con los requisitos locales de facturación y reporte electrónicos. Ofrecemos una API que registra cada venta, la convierte en un formato de factura conforme con la normativa local, la envía al comprador y la reporta a la agencia tributaria correspondiente, según la legislación local.
Si quieres prepararte para cumplir con los nuevos requisitos de facturación electrónica, contacta con nosotros hoy mismo.