Qu'est-ce qu'un avoir ? Définition et cas d'usage

Vous avez reçu un « avoir » et vous vous demandez ce que c'est ? Un avoir est un document commercial qui vous accorde un remboursement ou une remise future en cas d'écart constaté sur une facture existante.

Les vendeurs utilisent les avoirs pour documenter une réduction du montant dû par un acheteur, en réponse à des produits retournés, à une baisse de prix (par exemple après un litige), à des erreurs comptables, à des modifications ou annulations de commande, etc. Contrairement aux notes de débit, qu'un acheteur émet à l'attention d'un vendeur pour justifier le retour d'un produit, les avoirs sont émis par le vendeur lorsqu'il accepte le retour ou les conditions de celui-ci.

Dans cet article, nous expliquons ce qu'est un avoir, quand l'émettre, quelles informations y inclure, et comment il se compare à d'autres documents commerciaux.

Commençons !

Définition d'un avoir

Un avoir est un document commercial qui réduit le solde dû par un acheteur dans des circonstances précises — retours, erreurs de facturation, remises, etc.

Par exemple, si votre fournisseur vous vend un matériau pour 100 €, il émettra une facture pour tracer la vente. Si vous constatez que 5 % de ce matériau est défectueux et demandez un remboursement de 5 €, le fournisseur émettra un avoir de 5 € pour conserver une trace documentaire. L'avoir réduira votre solde dû ou, si vous avez déjà payé, vous donnera droit à un remboursement ou à une remise future.

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Étroitement liés aux factures, les avoirs jouent un rôle essentiel en matière de conformité fiscale et comptable. Selon le pays dans lequel vous exercez, les avoirs sont soumis à des exigences formelles différentes, prévues par la législation locale sur la TVA.

Par exemple, certains pays exigent que les fournisseurs utilisent une « facture rectificative » ou une « facture d'annulation » à la place d'un avoir dans certains cas. Nous reviendrons plus loin dans cet article sur les différences entre factures rectificatives, avoirs et autres documents commerciaux.

Pour l'instant, retenez qu'il convient toujours de vérifier la réglementation locale ou de consulter un conseiller lorsque vous manipulez des avoirs.

Quand émettre un avoir

Un fournisseur émet un avoir pour ajuster le montant dû par un client. Cela peut se produire dans plusieurs situations.

Erreurs de facturation

Il arrive qu'un vendeur facture par erreur un montant trop élevé à un client et doive recourir à un avoir pour corriger l'erreur. Dans ce cas, le vendeur a deux options :

• Option A : émettre un avoir correspondant à la différence.
• Option B : annuler la première facture en émettant un avoir pour son montant total, puis émettre une nouvelle facture pour le montant correct.

Retours de commande

Imaginez que vous découvriez une déchirure dans le tissu de votre nouvelle paire de baskets. Vous demandez un retour, et la boutique en ligne vous envoie par e-mail un avoir pour réduire votre solde dû ou déclencher un remboursement.

Modifications de commande

Un acheteur peut modifier la quantité ou la valeur d'une commande après l'émission de la facture initiale. Dans ce cas, l'avoir s'avère bien utile.

Supposons que vous régliez d'avance la totalité d'une location de matériel sur six mois et que votre contrat vous permette de restituer ce matériel par anticipation moyennant un remboursement partiel. Bien que le vendeur ait initialement émis une facture pour l'ensemble des six mois, il émettra un avoir au moment de la restitution anticipée afin de documenter le remboursement.

Remises

Les vendeurs incitent souvent à un paiement anticipé en proposant des remises. Dans ce cas, ils émettent un avoir pour compenser le paiement initial de l'acheteur.

Supposons que vous achetiez un téléviseur à 500 €, mais que le magasin propose une remise de 50 € en cas de règlement sous une semaine — et que vous payiez dans ce délai. Le vendeur émettra un avoir de 50 € pour documenter la remise appliquée à votre facture.

Quelles informations un avoir doit-il contenir ?

Un avoir comporte généralement le même type d'informations qu'une facture. Au minimum, il doit contenir suffisamment d'éléments pour identifier le fournisseur et l'acheteur, ainsi que pour expliquer le montant ajusté et le motif de l'ajustement.

Comme les avoirs peuvent avoir des conséquences fiscales, certains gouvernements imposent des règles précises sur les informations exigées, en particulier dans les pays où la facturation électronique est obligatoire.

Exemple d'avoir

Voyons un avoir en pratique. Dans notre exemple, le cabinet londonien « Big Law Firm Ltd. » facture à « Cool Startup S.L. » dix heures de prestations juridiques à 150 £ de l'heure, en émettant une facture.

Après un bref échange avec son client, Big Law Firm accepte de ramener le nombre d'heures facturables à sept, et émet un avoir correspondant aux trois heures de différence. Le document ci-dessous montre qu'un montant de 450 £ a été crédité à l'acheteur, ramenant le montant à payer à 1 050 £.

Factures rectificatives ou d'annulation et avoirs

Avant d'aborder cette section, une précision : si les avoirs et les notes de débit sont relativement standardisés à l'échelle mondiale, il n'existe pas de définition universelle de la facture rectificative. Cet article présente donc le point de vue d'Invopop et notre tentative d'en dégager des constantes.

Certains pays aux exigences de facturation plus strictes, comme l'Allemagne et l'Espagne, n'autorisent pas l'usage des avoirs dans certaines situations. Ils exigent à la place que les fournisseurs remplacent la facture précédente par une facture rectificative.

Une facture rectificative — aussi appelée facture d'annulation — a la même finalité qu'un avoir : ajuster la somme due par un acheteur à un vendeur. La différence entre les deux est subtile.

• L'avoir ajuste le solde mais ne modifie pas formellement la facture d'origine.
• La facture rectificative remplace réellement la facture d'origine.

Pour reprendre l'exemple précédent, Big Law Firm dispose désormais de deux documents en vigueur : une facture de 1 500 £ et un avoir de 450 £, soit un compte client de 1 050 £. Dans d'autres pays, Big Law Firm aurait pu être tenue d'émettre une facture rectificative de 1 050 £, qui aurait annulé la première facture. Comme on le voit, l'effet net est identique : Cool Startup doit 1 050 £ à Big Law Firm.

Les avoirs en comptabilité

Pour un acheteur, un avoir constitue un remboursement : il réduit les coûts enregistrés en charges au compte de résultat et diminue les dettes fournisseurs au bilan.

Pour un vendeur, un avoir constitue une réduction des ventes : il réduit le chiffre d'affaires comptabilisé au compte de résultat et diminue le poste créances clients au bilan.