Qu'est-ce qu'une facture ?

Les factures sont sans doute les documents commerciaux les plus utilisés au monde. Elles permettent aux vendeurs de demander un paiement à leurs acheteurs et constituent la preuve officielle de nombreuses transactions. Pourtant, les factures peuvent prendre des formes très variées selon leur contexte et leur finalité. Dans cet article, nous verrons ce qu'est une facture, ses différents usages et les mentions qu'elle doit obligatoirement contenir.

Définition d'une facture

Une facture est un document, généralement envoyé par un fournisseur à un client, qui détaille les biens ou services fournis par le vendeur ainsi que le montant dû par l'acheteur.

Outre leur valeur juridique entre acheteur et vendeur, les factures ont également une finalité fiscale : l'administration fiscale exige une facture comme preuve qu'une transaction a bien eu lieu.

Dans les pays qui appliquent une taxe sur la valeur ajoutée (TVA) — c'est-à-dire la quasi-totalité des pays, à l'exception des États-Unis — la législation impose aux fournisseurs d'émettre une facture pour chaque transaction et encadre les informations qui doivent y figurer.

À quoi servent les factures ?

La fonction première d'une facture est de servir de preuve d'une vente, ce qui est utile dans de nombreux domaines. Examinons les principaux cas d'usage :

Demander un paiement

Les factures sont généralement émises avant le paiement. Dans ce cas, la facture constitue une demande de paiement et contient en principe toutes les informations dont l'acheteur a besoin pour régler.

Le fournisseur peut toutefois aussi émettre une facture après le paiement — par exemple dans le cadre d'une vente en ligne ou d'un achat par carte bancaire. La facture comporte alors généralement des informations sur son statut de paiement et tient lieu de preuve de règlement. On désigne habituellement ces factures déjà réglées par le terme de « reçus » ou « justificatifs de paiement », comme nous le verrons plus loin.

Comptabilité et audit

Les entreprises doivent être en mesure de prouver l'existence de chaque transaction inscrite dans leurs comptes. Par conséquent, chaque vente ou dépense doit être adossée à une facture, ce qui permet aux auditeurs — y compris l'administration fiscale — de certifier les enregistrements comptables.

Déclaration de TVA

Dans le cadre du régime de la TVA, les entreprises peuvent déduire la TVA qu'elles ont acquittée. La procédure par laquelle on demande à l'administration fiscale le remboursement de la TVA payée par une entreprise s'appelle la « déclaration de TVA », et elle requiert une facture pour chaque transaction que l'entreprise souhaite déduire.

Dédouanement

Les factures jouent également un rôle clé lors de l'importation de marchandises étrangères. Au moment du passage en douane, l'administration fiscale peut extraire de la facture des informations essentielles sur la valeur et la nature du produit. Certains pays ont défini un format spécifique, une langue obligatoire et des mentions requises pour les factures accompagnant les marchandises importées. Ces factures sont généralement appelées « factures commerciales ».

Les factures sont-elles obligatoires ?

En tant qu'entreprise, vous devez émettre une facture pour chaque vente et en exiger une pour chaque achat, afin de conserver une trace claire de toutes vos transactions à des fins comptables, fiscales et d'audit.

Au-delà d'être une bonne pratique, l'émission de factures est obligatoire dans les pays appliquant la TVA, à de très rares exceptions près. Chaque administration fiscale définit les conditions qui exemptent les entreprises de l'obligation d'émettre une facture, ainsi que les informations à y faire figurer, comme nous le verrons dans les sections suivantes.

Les différents types de factures

Factures simplifiées, factures pro forma, factures commerciales, factures de TVA, factures d'acompte… Le mot « facture » s'accompagne de nombreux qualificatifs, ce qui laisse penser qu'il existe une multitude de types de factures.

Pourtant, d'un point de vue fiscal, la plupart des pays ne reconnaissent que deux catégories : les factures et les factures simplifiées.

Les factures simplifiées

Imaginez qu'à chaque fois que vous achetez une canette de soda dans la rue, le vendeur vous demande votre nom complet, votre adresse et votre numéro de TVA afin de pouvoir vous établir une facture.

Fort heureusement, les administrations fiscales savent qu'exiger une facture dans toutes les situations serait excessivement lourd, et autorisent les entreprises à émettre des factures simplifiées dans certains cas. Les factures simplifiées concernent généralement les transactions de faible valeur (par exemple, en dessous de 400 €) et certains secteurs (restauration, péages autoroutiers, etc.).

Une facture simplifiée est exactement ce que son nom indique : une version allégée de la facture. Par « allégée », il faut entendre « contenant moins d'informations », puisque ces factures ne mentionnent généralement pas certaines données telles que celles de l'acheteur. C'est la raison pour laquelle certains parlent de « factures complètes » par opposition aux factures simplifiées. La législation fiscale, quant à elle, ne parle que de factures et de factures simplifiées : nous nous en tiendrons donc à la nomenclature officielle dans cet article.

Par exemple, lorsqu'un serveur vous apporte l'addition ou qu'une caissière de supermarché vous remet votre ticket, ils vous émettent techniquement une facture simplifiée. Imaginons à présent que vous soyez propriétaire d'un restaurant et que vous vous rendiez au supermarché pour acheter des fournitures destinées à la préparation des plats. Vous comptabiliserez cet achat comme une dépense professionnelle et déduirez la TVA. Dans ce cas, vous devrez demander à la caissière une facture comportant, entre autres, votre numéro de TVA, afin de pouvoir la déduire.

Ainsi, même lorsque l'entreprise est autorisée à émettre une facture simplifiée, l'acheteur peut toujours exiger une facture complète.

Facture fiscale ou facture de TVA

Comme nous l'avons mentionné, la politique fiscale de la plupart des pays ne parle que de factures et de factures simplifiées. Les termes « facture fiscale » et « facture de TVA » ne sont donc que d'autres appellations pour désigner une facture.

Les factures commerciales

En plus des mentions exigées par la fiscalité, les entreprises peuvent ajouter de nombreuses informations sur leurs factures. Les autorités douanières de nombreux pays ont défini des spécifications applicables aux factures accompagnant les marchandises importées : forme, contenu, nombre d'exemplaires, langue à utiliser. Disposer d'une facture conforme à ces exigences permet d'accélérer le dédouanement du colis.

Avoirs, notes de débit et factures rectificatives

Une facture ne peut être modifiée une fois qu'elle a été émise. Les systèmes financiers doivent garantir l'immuabilité des factures afin de prévenir la fraude et de conserver une piste d'audit pour chaque transaction.

C'est pourquoi, lorsqu'un fournisseur doit modifier une facture — par exemple en raison d'une erreur ou d'un changement dans la prestation — il doit émettre un document distinct pour la rectifier. Un avoir est un document qui constate un remboursement à l'acheteur. À l'inverse, un fournisseur émettra une note de débit lorsqu'il a besoin d'augmenter le montant dû sur une facture.

Certains pays, comme l'Espagne, n'autorisent toutefois pas l'usage des avoirs et des notes de débit, et exigent que les entreprises émettent un document qui modifie ou annule explicitement la facture initiale. Ces documents sont appelés « factures rectificatives ». Ils remplissent la même fonction que les avoirs et les notes de débit, mais s'en distinguent légèrement sur le plan formel.

Autres documents similaires

Dans cette section, nous abordons un autre ensemble de documents qui ne sont pas nécessairement des factures, mais qui sont utilisés en complément de celles-ci.

Les factures pro forma

Une facture pro forma est un brouillon préliminaire de facture. Il s'agit d'un accord informel entre un fournisseur et un client, qui permet à ce dernier de savoir à quoi s'attendre lors de la facture définitive. La principale différence entre une facture pro forma et une facture réside, là encore, dans le fait que les factures pro forma n'ont aucune valeur fiscale : elles ne constituent pas une preuve qu'une transaction a eu lieu.

Les reçus

Un reçu est un document que le vendeur remet à l'acheteur pour attester qu'il a bien reçu le paiement. Le flux habituel est le suivant : le vendeur émet une facture avant la prestation du service ; cette facture fait office de demande de paiement. Une fois le paiement reçu, le vendeur peut émettre un reçu pour informer l'acheteur de sa bonne réception.

Lorsque l'achat et le paiement sont simultanés, on simplifie souvent le processus en émettant directement une facture indiquant que l'acheteur a déjà payé. La facture sert alors à la fois de preuve de vente pour l'audit et la déclaration, et de confirmation de paiement pour l'acheteur. C'est particulièrement courant dans les transactions entre entreprises et consommateurs.

Pour revenir à l'exemple du supermarché, il n'aurait pas de sens que la caissière émette une facture avant que vous ne payiez, puis un reçu quelques secondes plus tard. C'est pourquoi elle vous remet une facture simplifiée déjà acquittée, que l'on désigne couramment par le terme de « reçu ».

La note

Le terme « note » désigne, au sens large, un document qui présente les services rendus par un fournisseur et le montant dû par l'acheteur.

Comme indiqué précédemment, la législation fiscale impose des exigences précises quant aux mentions devant figurer sur une facture, alors que la « note » n'a aucune valeur fiscale : elle désigne tout document faisant office de demande de paiement.

Au restaurant, on demande la note (ou l'addition), mais le serveur nous apporte en réalité une facture simplifiée.

Les mentions obligatoires d'une facture

Chaque pays ayant sa propre législation en matière de TVA, il n'existe pas de définition unique des mentions obligatoires sur une facture. Pour dégager une règle générale, le tableau ci-dessous récapitule les mentions exigées dans l'Union européenne, telles que définies par la Commission européenne (articles 217 à 240 de la directive TVA).

La plupart des pays ont défini un ensemble de mentions obligatoires similaires, et les factures ressembleront fortement à celle présentée dans le tableau. Il est néanmoins toujours préférable de vérifier auprès d'un expert local.

Les formats de factures

Nous avons vu les différents usages des factures et les mentions qu'elles doivent contenir. Mais quel est le bon format pour transmettre une facture ? Le papier est-il toujours accepté ? Peut-on utiliser des PDF ? Peut-on simplement envoyer un fichier Excel comme facture ?

Traditionnellement, la plupart des pays autorisaient les fournisseurs à utiliser n'importe quel format, à condition que l'acheteur l'accepte. C'est pour cette raison que les banques et les fournisseurs d'énergie demandaient votre accord avant de vous envoyer des factures au format PDF afin d'économiser sur le courrier et le papier.

De nombreux pays font toutefois progressivement de la facturation électronique le seul format accepté, écartant ainsi les factures papier et PDF.