¿Qué es una nota de crédito? Definición y usos

¿Te ha llegado una «nota de crédito» al correo y no sabes muy bien qué es? Una nota de crédito es un documento mercantil que te concede un reembolso o un descuento futuro cuando existen discrepancias con una factura ya emitida.

Los vendedores utilizan las notas de crédito para documentar una reducción del importe que les debe un comprador, ya sea por devoluciones de productos, una rebaja de precio (por ejemplo, tras una reclamación), errores contables, modificaciones o cancelaciones de pedidos, etc. A diferencia de las notas de débito, que emite el comprador al vendedor exponiendo los motivos de la devolución de un producto, las notas de crédito las emite el vendedor cuando acepta la devolución o las condiciones de la misma.

En este artículo te explicamos qué es una nota de crédito, cuándo se emite, qué información debe contener y en qué se diferencia de otros documentos mercantiles.

¡Empezamos!

Definición de nota de crédito

Una nota de crédito es un documento mercantil que reduce el saldo pendiente del comprador en determinadas circunstancias, como devoluciones, errores de facturación o descuentos.

Por ejemplo, si tu proveedor te vende material por valor de 100 €, emitirá una factura para registrar la venta. Si descubres que el 5 % de ese material es defectuoso y solicitas un reembolso de 5 €, el proveedor emitirá una nota de crédito por 5 € para dejar constancia documental. La nota de crédito reducirá tu saldo pendiente o, si ya has pagado, dará lugar a un reembolso o a un descuento futuro.

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Dado que las notas de crédito están estrechamente vinculadas a las facturas, son fundamentales para el cumplimiento fiscal y contable. Según el país en el que operes, tendrán requisitos formales distintos, recogidos en la normativa local del IVA.

Por ejemplo, algunos países exigen que los proveedores emitan una «factura rectificativa» o «factura correctiva» en lugar de una nota de crédito en determinados supuestos. Más adelante en este artículo analizaremos las diferencias entre las facturas rectificativas, las notas de crédito y otros documentos mercantiles.

De momento, quédate con esto: conviene consultar siempre la normativa local o pedir asesoramiento profesional cuando trabajes con notas de crédito.

Cuándo emitir una nota de crédito

Un proveedor emite una nota de crédito para ajustar el importe adeudado por un cliente. Esto puede ocurrir en varias situaciones:

Errores en la factura

En ocasiones, un vendedor cobra de más por error en una factura y tiene que recurrir a una nota de crédito para subsanar el fallo. En estos casos, dispone de dos opciones:

• Opción A: emitir una nota de crédito por la diferencia.
• Opción B: anular la primera factura emitiendo una nota de crédito por el importe total y, a continuación, emitir una nueva factura por el importe correcto.

Devoluciones de pedidos

Imagina que descubres una rasgadura en el tejido de tus zapatillas nuevas. Solicitas la devolución y la tienda online te envía por correo una nota de crédito para reducir tu saldo pendiente o iniciar el reembolso.

Modificaciones de pedidos

A veces, los compradores cambian la cantidad o el importe de un pedido después de haberse emitido la factura inicial. En ese caso, la nota de crédito resulta muy útil.

Supón que pagas por adelantado el alquiler de un equipo durante seis meses y que tu contrato te permite devolverlo antes de tiempo a cambio de un reembolso parcial. Aunque el vendedor emitió inicialmente una factura por los seis meses completos, cuando devuelvas el equipo antes de plazo emitirá una nota de crédito para documentar el reembolso.

Descuentos

Los vendedores suelen incentivar el pronto pago ofreciendo descuentos. En estos casos, emitirán una nota de crédito para compensar el pago inicial del comprador.

Supón que compras un televisor por 500 €, pero la tienda ofrece un descuento de 50 € si pagas en menos de una semana, y tú pagas dentro de ese plazo. El vendedor emitirá una nota de crédito por 50 € para documentar el descuento aplicado a tu factura.

¿Qué información debe contener una nota de crédito?

Las notas de crédito suelen incluir el mismo tipo de información que las facturas. Como mínimo, deben contener los datos suficientes para identificar al proveedor y al comprador, así como explicar el importe ajustado y el motivo del ajuste.

Dado que las notas de crédito pueden tener implicaciones fiscales, algunos gobiernos regulan la información obligatoria, sobre todo en países con facturación electrónica obligatoria.

Ejemplo de nota de crédito

Veamos una nota de crédito en la práctica. En nuestro ejemplo, el bufete londinense «Big Law Firm Ltd.» factura a «Cool Startup S.L.» diez horas de servicios jurídicos a 150 £ por hora mediante la emisión de una factura.

Tras una breve conversación con su cliente, Big Law Firm acepta ajustar las horas facturables a siete y emite una nota de crédito por las tres horas de diferencia. El documento de ejemplo que aparece a continuación muestra que se ha abonado al comprador un importe de 450 £, con lo que el importe pendiente de pago se reduce a 1.050 £.

Facturas rectificativas (o correctivas) y notas de crédito

Antes de entrar en materia, una aclaración: aunque las notas de crédito y de débito están relativamente estandarizadas a nivel internacional, no existe una definición universal de factura rectificativa, así que este apartado refleja el punto de vista de Invopop y nuestro intento de identificar patrones comunes.

Algunos países con requisitos de facturación más estrictos, como Alemania y España, no permiten el uso de notas de crédito en determinadas situaciones. En su lugar, exigen que los proveedores sustituyan la factura anterior por una factura rectificativa.

Una factura rectificativa —también llamada factura correctiva— cumple la misma función que una nota de crédito: ajustar el importe que un comprador debe a un vendedor. La diferencia entre ambas es sutil.

• Las notas de crédito ajustan el saldo, pero no modifican formalmente la factura original.
• Las facturas rectificativas sustituyen efectivamente a la factura original.

Volviendo al ejemplo anterior, Big Law tiene ahora dos documentos vigentes: una factura de 1.500 £ y una nota de crédito de 450 £, lo que sitúa sus cuentas por cobrar en 1.050 £. En otros países, Big Law Firm tendría que haber emitido una factura rectificativa por 1.050 £, que anularía la primera. Como ves, el efecto neto es el mismo: Cool Startup debe 1.050 £ a Big Law Firm.

Las notas de crédito en contabilidad

Para el comprador, una nota de crédito es un reembolso, por lo que reduce los costes registrados como gastos en la cuenta de pérdidas y ganancias y disminuye las cuentas por pagar en el balance.

Para el vendedor, una nota de crédito es una reducción de las ventas, por lo que disminuye los ingresos contabilizados como ventas en la cuenta de pérdidas y ganancias y reduce el importe de las cuentas por cobrar en el balance.