¿Qué es una factura?

Las facturas son, sin duda, uno de los documentos empresariales más utilizados del mundo. Permiten a los vendedores reclamar el pago a los compradores y constituyen el registro oficial de numerosas transacciones. Sin embargo, las facturas pueden adoptar muchas formas en función de su contexto y propósito. En este artículo veremos qué son las facturas, sus distintos usos y los campos que deben incluir.

Definición de factura

Una factura es un documento, normalmente enviado por un proveedor a un cliente, que detalla los bienes o servicios prestados por el vendedor y el importe que debe el comprador.

Además de ser un documento legalmente vinculante entre comprador y vendedor, las facturas tienen también una finalidad fiscal, ya que las agencias tributarias las exigen como prueba de que la operación ha tenido lugar.

En los países que aplican un impuesto sobre el valor añadido (IVA) —es decir, la mayoría de los países, salvo Estados Unidos—, la normativa fiscal obliga a los proveedores a emitir una factura por cada operación y regula la información que estas deben contener.

¿Para qué se utilizan las facturas?

La función principal de una factura es servir como registro de una venta, algo útil en muchos ámbitos. Veamos los principales usos de las facturas:

Solicitar el pago

Las facturas suelen emitirse antes de que se realice el pago. En ese caso, la factura constituye una solicitud de pago y normalmente contiene toda la información de pago que necesita el comprador.

No obstante, el proveedor también puede emitir una factura después del pago —por ejemplo, en una venta online o en una compra con tarjeta de crédito—. En este caso, la factura suele incluir información sobre el estado del pago y sirve como justificante. A estas facturas prepagadas solemos llamarlas «recibos» o «justificantes de pago», como veremos más adelante.

Contabilidad y auditoría

Las empresas deben poder demostrar la existencia de cada operación registrada en sus cuentas. Por tanto, toda venta o gasto debe ir respaldado por una factura, lo que permite a los auditores —incluida la agencia tributaria— validar los registros contables.

Declaración del IVA

Dentro del sistema del IVA, las empresas pueden deducirse el IVA soportado. El proceso por el que se solicita a la agencia tributaria la devolución del IVA pagado por una empresa se denomina «declaración del IVA» y requiere una factura por cada operación que la empresa quiera deducirse.

Despacho de aduanas

Las facturas también desempeñan un papel clave en la importación de mercancías extranjeras. Cuando un envío llega a la aduana, la agencia tributaria puede extraer de la factura información relevante sobre el valor y la naturaleza del producto. Algunos países han definido un formato concreto, un idioma obligatorio y unos campos mínimos para las facturas de mercancías importadas. Estas facturas suelen denominarse «facturas comerciales».

¿Son obligatorias las facturas?

Como empresa, debes emitir una factura por cada venta y solicitar una por cada compra, manteniendo así un rastro claro de todas las operaciones a efectos contables, de auditoría y fiscales.

Además de ser una buena práctica, emitir facturas es obligatorio en los países con IVA, salvo contadas excepciones. Cada agencia tributaria define las condiciones que eximen a las empresas de emitir factura y la información que esta debe contener, como veremos en los siguientes apartados.

Tipos de facturas

Facturas simplificadas, facturas proforma, facturas comerciales, facturas con IVA, facturas de anticipo… Se utilizan muchos nombres acompañados de la palabra «factura», dando la impresión de que existen multitud de tipos.

Sin embargo, desde el punto de vista fiscal, la mayoría de los países solo distinguen dos tipos: facturas y facturas simplificadas.

Facturas simplificadas

Imagina que cada vez que compras una lata de refresco en la calle, el vendedor te pidiera tu nombre completo, dirección y NIF para emitirte una factura.

Por suerte, las agencias tributarias saben que exigir una factura completa en cada situación sería excesivamente engorroso, y permiten a las empresas emitir facturas simplificadas en determinados casos. Las facturas simplificadas se suelen usar en operaciones de poco importe (por ejemplo, inferiores a 400 €) y en ciertos sectores (por ejemplo, restaurantes o peajes).

Una factura simplificada es justo lo que su nombre indica: una versión más sencilla de la factura. Por «más sencilla» entendemos «con menos información», ya que estas facturas no suelen incluir datos como los del comprador. Por eso, algunas personas se refieren a las facturas como «facturas completas», en contraposición a las simplificadas. Sin embargo, la legislación fiscal habla únicamente de facturas y facturas simplificadas, así que en este blog nos ceñiremos a la nomenclatura oficial.

Por ejemplo, cuando un camarero te trae la cuenta o el cajero del supermercado te entrega el tique, técnicamente te está emitiendo una factura simplificada. Imagina ahora que tienes un restaurante y vas al supermercado a comprar productos para cocinar. Registrarás esa compra como un gasto de la empresa y te deducirás el IVA. En ese caso, tendrás que pedirle al cajero una factura que incluya, entre otros datos, tu NIF, para poder deducirte el IVA.

Así pues, aunque la empresa pueda emitir una factura simplificada, el comprador siempre puede solicitar una factura completa.

Factura fiscal o factura con IVA

Como hemos visto, la normativa fiscal de la mayoría de los países habla únicamente de facturas y facturas simplificadas, por lo que los términos «factura fiscal» y «factura con IVA» son simplemente otras formas de referirse a las facturas.

Facturas comerciales

Además de los campos obligatorios desde el punto de vista fiscal, las empresas pueden incluir mucha información adicional en sus facturas. Las autoridades aduaneras de muchos países tienen especificaciones sobre las facturas de mercancías importadas: el formato, el contenido, el número de copias y el idioma. Disponer de una factura que cumpla estos requisitos agilizará el despacho aduanero del envío.

Notas de crédito, notas de débito y facturas rectificativas

Una factura no puede modificarse una vez emitida. Los sistemas financieros deben garantizar la inmutabilidad de las facturas para evitar fraudes y mantener un rastro auditable de todas las operaciones.

Por ello, cuando un proveedor necesita modificar una factura —por ejemplo, por un error o un cambio en el servicio—, debe emitir un documento independiente que la rectifique. Una nota de crédito es un documento que registra un reembolso al comprador. Por el contrario, un proveedor emitirá una nota de débito cuando necesite incrementar el importe adeudado en una factura.

Sin embargo, algunos países, como España, no admiten las notas de crédito y débito, y exigen emitir un documento que modifique o anule expresamente la factura original. Estos documentos se denominan «facturas rectificativas». Cumplen la misma función que las notas de crédito y débito, pero presentan algunas diferencias formales.

Otros documentos similares

En esta sección hablaremos de otra serie de documentos que no son necesariamente facturas, pero que se utilizan junto a ellas.

Facturas proforma

Una factura proforma es un borrador preliminar de una factura. Se trata de un acuerdo informal entre el proveedor y el cliente que permite a este saber qué esperar de la factura futura. La principal diferencia entre una factura proforma y una factura es que, una vez más, las facturas proforma no tienen validez fiscal como prueba de que una operación se haya producido.

Recibos

Un recibo es un documento que el vendedor emite al comprador para confirmar que ha recibido el pago. El flujo habitual consiste en que el vendedor emita una factura antes de prestar el servicio; la factura actúa como solicitud de pago. Tras recibir el pago, el vendedor puede emitir un recibo para informar al comprador de que el importe ha sido cobrado.

Cuando la compra y el pago son simultáneos, es habitual simplificar el flujo emitiendo una factura que indique que el comprador ya ha pagado. De este modo, la factura sirve a la vez como prueba de la venta a efectos de auditoría o declaración y como confirmación de pago para el comprador. Esto es especialmente frecuente en las operaciones B2C.

Volviendo al ejemplo del supermercado, no tendría sentido que el cajero emitiera una factura antes de pagar y un recibo unos segundos después. Por eso, el cajero te entrega una factura simplificada prepagada, aunque solemos referirnos a ella como «recibo».

Cuenta o nota

El término «cuenta» (o «nota») se usa de forma genérica para referirse a un documento que detalla los servicios prestados por un proveedor y el importe que debe el comprador.

Como hemos visto, la normativa fiscal establece requisitos específicos sobre los campos que debe contener una factura, mientras que «cuenta» es un término sin validez fiscal: se refiere a cualquier documento que actúe como solicitud de pago.

En un restaurante pedimos la cuenta, pero el camarero nos trae una factura simplificada.

Campos de una factura

Dado que cada país tiene su propia normativa del IVA, no existe una definición única de los campos obligatorios en una factura. A modo de referencia general, la siguiente tabla resume los campos exigidos en las facturas de la Unión Europea, según los define la Comisión Europea (artículos 217 a 240 de la Directiva del IVA).

Aunque la mayoría de los países han definido un conjunto similar de campos obligatorios y las facturas son muy parecidas a la de la tabla, siempre es recomendable consultar con un experto local.

Formatos de factura

Hemos visto los distintos usos de las facturas y los campos que deben incluir, pero ¿cuál es el formato correcto para entregarlas? ¿Sigue siendo válido el papel? ¿Puedo usar PDF? ¿Puedo enviar un archivo de Excel como factura?

Tradicionalmente, la mayoría de los países permitían a los proveedores utilizar cualquier formato siempre que el comprador lo aceptara. Por eso bancos y compañías de suministros pedían tu consentimiento antes de enviarte facturas en PDF, ahorrando así en correo y papel.

Sin embargo, muchos países han empezado a establecer la facturación electrónica como único formato aceptado, descartando las facturas en papel y en PDF.