¿Qué es una factura?

Podría decirse que las facturas son los documentos comerciales más utilizados en el mundo. Permiten a los vendedores solicitar el pago a los compradores y actúan como registro oficial de muchas transacciones. Sin embargo, las facturas pueden adoptar muchas formas, según su contexto y propósito. En este artículo, analizaremos qué son las facturas, sus diferentes usos y los campos que deben incluir.

Definición de factura

Una factura es un documento, normalmente enviado por un proveedor a un cliente, proporcionar detalles sobre los bienes o servicios que el vendedor ha proporcionado y la cantidad que debe el comprador.

Además de ser documentos legalmente vinculantes entre compradores y vendedores, las facturas también sirven para fines fiscales, ya que las autoridades tributarias exigen una factura como prueba de que se ha realizado una transacción.

En los países que aplican un impuesto al valor agregado (IVA), es decir, la mayoría de los países excepto los Estados Unidos, la legislación tributaria exige que los proveedores emitan facturas para cada transacción y regula la información que deben incluir en las facturas.

¿Cómo se utilizan las facturas?

La función principal de una factura es actuar como registro de una venta, lo que resulta útil en muchas áreas. Veamos los principales casos de uso de las facturas:

Solicitud de pago

Las facturas suelen emitirse antes de realizar el pago. En tal caso, la factura representa una solicitud de pago y, por lo general, contiene toda la información de pago que el comprador necesita.

Sin embargo, el proveedor también puede emitir una factura después de un pago, por ejemplo, en el caso de una venta en línea o una compra con tarjeta de crédito. En un caso como este, la factura normalmente incluirá información sobre el estado del pago y servirá como comprobante de pago. Por lo general, a estas facturas prepagadas las denominamos «recibos» o «recibos de pago», como veremos más adelante.

Contabilidad y auditoría

Las empresas deben poder demostrar la existencia de cada transacción registrada en sus cuentas financieras. En consecuencia, cada venta o gasto de una empresa debe ir acompañado de una factura, que permita a los auditores, incluida la autoridad fiscal, certificar los registros contables.

Informes de IVA

Según el sistema de IVA, las empresas pueden deducir cualquier cargo de IVA que hayan pagado. El proceso por el que se solicita a la autoridad tributaria que devuelva el IVA que ha pagado una empresa se denomina «declaración del IVA» y requiere una factura por cada transacción que la empresa desee deducir.

Despacho de aduanas

Las facturas también desempeñan un papel clave en la importación de productos extranjeros. Cuando un envío entra en la aduana, la autoridad fiscal puede extraer de la factura información importante sobre el valor y la naturaleza del producto. Algunos países han definido un formato específico, un idioma obligatorio y unos campos obligatorios para las facturas de los productos entrantes. Estas facturas suelen denominarse «facturas comerciales».

¿Las facturas son obligatorias?

Como empresa, debe emitir una factura por cada venta y solicitar una por cada compra, manteniendo un registro claro de todas las transacciones con fines contables, de auditoría y fiscales.

Además de ser una buena práctica, la emisión de facturas es obligatoria en los países con IVA, con muy pocas excepciones. Cada autoridad fiscal define las condiciones que eximen a las empresas de emitir una factura y la información que debe incluir en la factura, como veremos en las siguientes secciones.

Tipos de facturas

Facturas simplificadas, facturas proforma, facturas comerciales, facturas con IVA, facturas anticipadas: escuchamos muchos nombres con la palabra «factura», por lo que parece que hay muchos tipos de facturas.

Sin embargo, desde un punto de vista fiscal, la mayoría de los países definen solo dos tipos de facturas: facturas y facturas simplificadas.

Facturas simplificadas

Imagina que cada vez que compras una lata de refresco en la calle, el vendedor te pide tu nombre completo, dirección y número de IVA para poder emitirte una factura.

Afortunadamente, las autoridades tributarias saben que exigir una factura en cada situación sería demasiado oneroso y permiten a las empresas emitir facturas simplificadas en determinadas situaciones. Las facturas simplificadas suelen ser para transacciones de bajo valor (por ejemplo, de menos de 400 euros) y para determinados sectores (por ejemplo, restaurantes o peajes de autopistas).

Una factura simplificada es en gran medida lo que parece: una versión más simple de la factura. Por «más simple», queremos decir «que contiene menos información», ya que estas facturas no suelen incluir información como los datos del comprador. Esta es la razón por la que algunas personas se refieren a las facturas como «facturas completas», a diferencia de las facturas simplificadas. Sin embargo, la ley fiscal simplemente describe las facturas y las facturas simplificadas, por lo que nos ceñiremos a la nomenclatura oficial en este blog.

Por ejemplo, cuando un camarero te trae una factura o el cajero de un supermercado te entrega tu recibo, técnicamente te está emitiendo una factura simplificada. Ahora imaginemos que eres dueño de un restaurante y vas a un supermercado a comprar suministros para preparar la comida. Registrarás esa compra como un gasto empresarial y deducirás el IVA. En este caso, tendrás que pedirle al cajero una factura que incluya, entre otros, tu número de IVA, para poder deducir el IVA.

Por lo tanto, incluso si se permite a la empresa emitir una factura simplificada, el comprador siempre puede solicitar una factura.

Factura fiscal o factura con IVA

Como mencionamos, las políticas fiscales de la mayoría de los países solo hablan de facturas y facturas simplificadas, por lo que «facturas de impuestos» y «facturas de IVA» son solo otros nombres para las facturas.

Facturas comerciales

Además de los campos obligatorios desde el punto de vista fiscal, las empresas pueden incluir mucha información adicional en las facturas. Las autoridades aduaneras de muchos países tienen especificaciones sobre las facturas de los productos importados, que incluyen el formulario de la factura, su contenido, el número de copias que se deben incluir y el idioma que se debe utilizar en la factura. Disponer de una factura que cumpla con estas especificaciones ayudará a la oficina de aduanas a tramitar el paquete con mayor rapidez.

Notas de crédito, notas de débito y facturas correctivas

Una factura no se puede modificar una vez que se ha emitido. Los sistemas financieros deben garantizar la inmutabilidad de las facturas para evitar el fraude y dejar un registro de auditoría de cada transacción.

Por este motivo, siempre que los proveedores necesiten modificar una factura, por ejemplo, debido a un error en la factura o a un cambio en el servicio, deben emitir un documento independiente para modificar la factura. Una nota de crédito es un documento en el que se registra un reembolso a un comprador. Por el contrario, un proveedor emitirá una nota de débito cuando necesite aumentar el importe adeudado en una factura.

Sin embargo, algunos países, como España, no permiten el uso de notas de crédito y débito y exigen que las empresas emitan un documento que modifique o cancele explícitamente la factura original. Estos documentos se denominan «facturas correctivas». Tienen el mismo propósito que las notas de crédito y débito, pero son ligeramente diferentes desde un punto de vista formal.

Otros documentos similares

En esta sección, analizaremos otro conjunto de documentos que no son necesariamente facturas, pero que se utilizan además de ellas.

Facturas proforma

UN factura proforma es un anteproyecto de una factura. Es un acuerdo informal entre un proveedor y un cliente, y le permite al cliente saber qué esperar de una factura futura. La principal diferencia entre una factura proforma y una factura es que, una vez más, las facturas proforma no son válidas desde el punto de vista fiscal como prueba de que se ha realizado una transacción.

Recibos

Un recibo es un documento que un vendedor entrega a un comprador para confirmar que ha recibido el pago. El flujo de trabajo típico consiste en que el vendedor emita una factura antes de prestar el servicio; la factura actúa como una solicitud de pago. Tras recibir el pago, el vendedor puede emitir un recibo para informar al comprador de que lo ha recibido.

Cuando la compra y el pago son simultáneos, es habitual simplificar el flujo de trabajo emitiendo una factura en la que se indique que el comprador ya ha pagado. De esta forma, la factura también sirve como comprobante de la venta para la auditoría o la elaboración de informes, y como confirmación de pago para el comprador. Esto es especialmente habitual en las transacciones entre empresas y consumidores.

Volviendo al ejemplo del supermercado, no tendría sentido que el cajero emitiera una factura antes de pagar y un recibo segundos después. Por este motivo, el cajero te entrega una factura simplificada prepagada, pero la llamamos recibo.

Bill

Una factura es un término amplio para un documento que proporciona información sobre los servicios prestados por un proveedor y el dinero que el comprador debe.

Como se describió anteriormente, las leyes fiscales tienen requisitos específicos para los campos que debe incluir una factura, mientras que «factura» es un término sin validez fiscal; se refiere a cualquier documento que actúe como solicitud de pago.

En un restaurante, pedimos la factura (o el cheque), pero el camarero trae una factura simplificada.

Campos de una factura

Dado que cada país tiene sus propias leyes de IVA, no existe una definición única de los campos obligatorios de una factura. Para establecer una regla general, la siguiente tabla resume los campos de factura obligatorios en la Unión Europea, tal como los define la Comisión Europea (artículos 217 a 240 de la Directiva sobre el IVA).

Si bien la mayoría de los países han definido un conjunto similar de campos obligatorios y las facturas tendrán un aspecto muy similar al de la mesa, siempre es una buena idea consultar con un experto local.

Formatos de factura

Hemos visto los diferentes usos de las facturas y los campos que deben incluir, pero ¿cuál es el formato correcto para entregar una factura? ¿Sigue siendo aceptable el papel? ¿Puedo usar archivos PDF? ¿Puedo enviar simplemente un archivo de Excel como factura?

Tradicionalmente, la mayoría de los países permitían a los proveedores utilizar cualquier formato siempre que el comprador lo aceptara. Esta es la razón por la que los bancos y las empresas de servicios públicos solicitaron tu aceptación antes de enviar las facturas en PDF para ahorrar en correo y papel.

Sin embargo, muchos países han empezado a hacer facturación electrónica el único formato aceptado para las facturas, excluyendo las facturas en papel y PDF.