Qué es un número de IVA
Un número de impuesto al valor agregado (IVA) identifica un sujeto pasivo (empresa) o una entidad jurídica no sujeta a impuestos para fines relacionados con el IVA.
Por ejemplo, las autoridades tributarias pueden usar este número para rastrear tus declaraciones de IVA y compararlas con los datos reportados por tus clientes y proveedores, a fin de detectar errores e identificar fraudes.
En este artículo, nos centraremos en los números de IVA de la Unión Europea (UE), aunque todos los países en los que se aplica el IVA tienen un número de IVA equivalente.
¿Cuándo necesito un número de IVA?
Por lo general, necesitas un número de IVA en todas las jurisdicciones en las que estés obligado a pagar el IVA, pero puede haber situaciones en las que lo necesites aunque no estés obligado a pagar el IVA.
Por ejemplo, en la UE, se requiere un número de IVA cuando una entidad legal está interesada en realizar una transacción económica en otra jurisdicción de la UE. Sin uno, una empresa no puede suministrar bienes o servicios a través de las fronteras.
Más específicamente, la UE establece que una empresa debe tener un número de IVA en los siguientes casos (véase el artículo 214, 2006/112 - ES - Directiva IVA - EUR-Lex):
- Cuando lleve a cabo el suministro de bienes o servicios gravados con el IVA.
- Cuando realiza una adquisición de bienes dentro de la UE.
- Cuando recibe servicios por los que está obligada a pagar el IVA.
- Cuando presta servicios por los que el cliente está obligado a pagar el IVA.
Este es un ejemplo de cómo funciona un número de IVA: la empresa A, ubicada en Francia, adquiere una máquina de la empresa B, ubicada en Alemania. Cada empresa tiene un número de IVA debidamente registrado ante la autoridad fiscal correspondiente. La factura que la empresa B emita a la empresa A debe incluir ambos números de IVA.
¿El número de IVA es lo mismo que el TIN?
Lamentablemente, la respuesta depende del contexto. Los números de identificación fiscal (TIN) se utilizan en muchos países para identificar a las empresas a efectos fiscales. Sin embargo, la forma en que cada país define lo que es un TIN varía considerablemente. La OCDE mantiene una página increíble con los TIN utilizados en todos los países.
Por ejemplo, dado que el IVA no existe en los Estados Unidos, las empresas utilizan NIs no relacionados con el IVA, como SSN, EIN e ITINs.
Sin embargo, en los países sujetos al régimen del IVA, la tendencia es simplificar las cosas y tener un solo número de identificación para cada procedimiento, lo que hace que los números de TIN y de IVA sean esencialmente los mismos.
En Europa, la mayoría de los países tenían algún tipo de TIN o identificador de empresa antes de la directiva del IVA de la UE; por ejemplo, Francia tenía números SIRET y SIREN, y España tenía números CIF. Los utilizaban como números de IVA y añadían un código de país como prefijo. Por ejemplo, una empresa francesa con un SIRET de 12345678901 tendría el número de IVA FR12345678901.
¿Para qué sirve un número de IVA?
Como hemos explicado, el número de IVA se utiliza generalmente para identificar a una empresa en cualquier procedimiento relacionado con el IVA. Por ejemplo, estos son algunos usos de los números de IVA:
- Las empresas los utilizan para hacer un seguimiento del IVA de entrada y salida.
- En las transacciones B2B dentro de la UE, se puede utilizar un mecanismo de cobro inverso. Sin embargo, las empresas deben verificar que el número de IVA del cliente sea válido.
- Presentación de declaraciones de impuestos.
- Identificación del país de tributación.
¿Quién puede emitir un número de IVA?
Para evitar el fraude del IVA, la legislación de la UE solo permite a las administraciones tributarias proporcionar números de IVA a las empresas.
¿Existe un número de IVA único para toda la UE?
No, cada gobierno emite su propio número de IVA. Si una empresa suministra bienes o servicios en diferentes jurisdicciones, es posible que deba solicitar un número de IVA en cada una de ellas, según la legislación fiscal de cada jurisdicción.
He aquí otro ejemplo: la empresa A (ubicada en España) vende productos a la empresa B (ubicada en Francia). La empresa A no está obligada a solicitar un número de IVA en Francia; basta con tener un número de IVA español debidamente registrado. Sin embargo, la legislación francesa puede establecer que si la empresa A supera el umbral de ventas anuales en Francia, necesitará un número de IVA francés.
Por eso siempre se recomienda revisar la legislación sobre el IVA antes de vender en un nuevo país.
Formatos de números de IVA en la UE
En la UE, todos los números de IVA tienen varios dígitos y comienzan por un código de país de dos letras.
Estos son algunos ejemplos de estructuras de números de IVA, según el país:
Cómo obtener un número de IVA
Aunque el IVA está casi estandarizado en la UE, cada país tiene su propio sistema. Todos los gobiernos publican en su sitio web instrucciones sobre cómo obtener un número de IVA en su territorio.
Cada país establece la información obligatoria que las empresas deben presentar para obtener un número de IVA. En algunos casos, la información requerida es diferente para las personas jurídicas que para los profesionales o las personas sujetas a impuestos, pero no a las jurídicas.
Por lo general, la persona interesada completa un formulario electrónico con la información general de la empresa. Este formulario de impuestos debe firmarse y enviarse electrónicamente. Transcurridas varias semanas, la autoridad tributaria proporciona el número de IVA.
Este es un ejemplo de formulario fiscal utilizado por la autoridad tributaria española:
Cómo comprobar si un número de IVA es correcto
En una transacción B2B, las empresas deben verificar que los números de IVA de sus clientes sean válidos. Para ello, cada país tiene una base de datos nacional con los números de IVA proporcionados por la autoridad fiscal correspondiente.
Las empresas pueden consultar la base de datos nacional para averiguar si un número de IVA determinado es válido o no válido actualmente. La información sobre los números de IVA históricos no está disponible; en otras palabras, no puedes averiguar si una empresa tenía un IVA válido el año pasado. En la base de datos solo están disponibles los números de IVA actuales.
¿Qué es VIES?
VER es el acrónimo del Sistema de intercambio de información sobre el IVA. Es un formulario web que permite a las empresas validar los números de IVA de los operadores económicos registrados en la UE. VIES es propiedad de la Comisión Europea y está gestionado por ella y está disponible en diferentes idiomas.
En la mayoría de las jurisdicciones, las empresas encontrarán la opción de figurar en el VIES en el mismo formulario fiscal que utilizan para solicitar un número de IVA. Esta casilla debe estar marcada. Sin embargo, algunos países exigen una solicitud por separado para las transacciones dentro de la UE.
Cuando compruebas un número de IVA en VIES, es posible que surja una de estas dos opciones:
- Existe información sobre el IVA de la UE (válido).
- La información sobre el IVA de la UE no existe (no válido).
Debido a la legislación de protección de datos de la UE, VIES nunca proporcionará el nombre o los datos de contacto de una empresa, pero si los conoce, puede incluirlos en la solicitud para asegurarse de que son válidos.
Este es un ejemplo de validación del número de IVA de Invopop en VIES:
Entonces, ¿cómo puede ayudarle VIES? Si la empresa A (ubicada en Francia) suministra productos a la empresa B (ubicada en Alemania) y ambas están registradas en el VIES, ya que se trata de una transacción intracomunitaria, la empresa B debe comprobar si la empresa A tiene un número de IVA válido.
Si el número de IVA no es válido, no se recomienda realizar ninguna transacción con este cliente, al menos hasta que averigües por qué no está en VIES. También puedes ponerte en contacto con la autoridad fiscal del cliente para verificar este número de IVA.
Hay diferentes explicaciones para esto:
- El cliente aún debe habilitar la opción VIES en su formulario fiscal o solicitar una opción diferente para las transacciones dentro de la UE.
- La administración tributaria aún no ha proporcionado el número de IVA al cliente.
- El cliente no ha solicitado un número de IVA.
- La base de datos nacional no funciona.
Los resultados que ofrece la herramienta VIES se toman de las bases de datos nacionales y se actualizan periódicamente. Los países son responsables de mantener sus bases de datos y de mantenerlas actualizadas. Si hay algún error en el VIES, la Comisión de la UE no aceptará ninguna responsabilidad.
¿Qué se puede hacer si se detecta un error? Si una empresa detecta algún error en el VIES, debe ponerse en contacto inmediatamente con su propia autoridad fiscal para solucionar el problema.
