Alemania aprueba el mandato de facturación electrónica B2B

El 27 de marzo de 2024, el Bundesrat de Alemania aprobó la Ley de Oportunidades de Crecimiento, que introduce la obligación de utilizar facturas electrónicas en las transacciones nacionales de empresa a empresa (B2B).

A partir de 2025, la facturación electrónica coexistirá con las facturas en papel como formato predeterminado; se aceptarán otros formatos si el comprador está de acuerdo. Progresivamente hasta 2028, todos los formatos de factura, excepto las facturas electrónicas, se eliminarán gradualmente. ‍

A diferencia de otros países de la UE que han anunciado recientemente planes de facturación electrónica (como Francia, Polonia y España), esta ley no incluye la obligación de informar los datos a la autoridad fiscal ni ningún requisito relacionado con los canales utilizados para transmitir las facturas. Se centra estrictamente en el formato de las facturas, lo que hace que las facturas en papel y en PDF simples queden obsoletas en favor de las facturas electrónicas. El texto sí menciona que la presentación de informes electrónicos podría introducirse más adelante.

Alcance

La Ley de Oportunidades de Crecimiento solo afecta a las facturas de las transacciones B2B nacionales. En particular, las transacciones entre empresas y consumidores (B2C) están fuera del alcance de la ley.

Además, cualquier transacción actualmente exenta de la emisión de facturas no se verá afectada. Este es el caso de las transacciones de menos de 250€ (a menos que el cliente solicite una factura), los suministros exentos y el transporte de pasajeros. Las empresas no residentes que solo estén registradas a efectos del IVA en Alemania también podrían quedar excluidas de este requisito.

Cronología

La nueva ley diferencia las facturas electrónicas de las «otras facturas». Define la factura electrónica como una factura que se emite, transmite y recibe en un formato electrónico estructurado que permite el procesamiento electrónico y cumple con la norma europea de facturación electrónica (EN 16931) y las sintaxis correspondientes (Directiva 2014/55/UE de 16 de abril de 2014).

La EN 16931 es una norma, desarrollada por la Comisión Europea, que describe el modelo de datos semánticos (es decir, los campos obligatorios y opcionales de una factura y los valores que pueden contener esos campos) y dos sintaxis compatibles: UBL (Universal Business Language) y CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice), ambas basadas en archivos XML. ‍

Estos son los plazos establecidos por la Ley de Oportunidades de Crecimiento:

• Antes del 1 de enero de 2025: las facturas en papel son el formato predeterminado. Los vendedores pueden enviar cualquier otro formato si el comprador está de acuerdo, incluidos los formatos PDF, de factura electrónica y EDI.
• 1 de enero de 2025: Los formatos de factura electrónica que cumplen con la norma EN 16931 se unirán a las facturas en papel como formato predeterminado. Esto significa que las empresas pueden empezar a enviar facturas electrónicas según la norma EN-16931 sin el consentimiento del comprador. Se seguirán permitiendo otros formatos, como PDF o EDI, con el permiso del cliente.
• 1 de enero de 2027: Las empresas con una facturación superior a 800 000 euros deben utilizar las facturas electrónicas EN 16931. Ya no se permitirán las facturas en papel o PDF, con una excepción: las empresas que utilizan EDI pueden seguir haciéndolo, incluso si su implementación no cumple con la norma EN 16931, siempre con el acuerdo del cliente.
• 1 de enero de 2028: Las empresas con una facturación inferior a 800 000 euros también deben utilizar las facturas electrónicas EN 16931 y no se les permitirá utilizar facturas en papel o PDF. Se eliminará la excepción de EDI. Los vendedores pueden seguir utilizando el EDI, si el cliente está de acuerdo, pero su implementación del EDI debe cumplir con la norma EN 16931 o, al menos, garantizar la interoperabilidad con ella.

Formatos ZUGFeRD y xRechnung

ZUGFeRD y xRechnung son dos formatos de factura electrónica que ya se utilizan en Alemania, especialmente en las transacciones entre empresas y gobiernos (B2G), donde la facturación electrónica es obligatoria en algunos estados. El Ministerio Federal de Finanzas ha confirmado que ambos formatos cumplen los criterios para las facturas electrónicas. ‍

xRechnung es un formato de documento XML que cumple con los requisitos de la UE. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum Elektronische Rechnung Deutschland) es un formato híbrido que consiste en un PDF A3 con XML incorporado, que cumple con los estándares europeos. Ambos se basan en UBL y CII y son interoperables con ellos.

Si me preguntas, ZUGFeRD parece el candidato número uno para el formato de factura de facto de Alemania, ya que combina un PDF legible por humanos con una factura electrónica legible por máquina.

La excepción del EDI

La ley define una factura electrónica como aquella que contiene un archivo UBL o CII compatible con la norma EN 16931, pero hay una excepción. Supongamos que el emisor y el destinatario de la factura acuerdan utilizar un formato estructurado diferente. En ese caso, una factura en este formato se aceptará como factura electrónica siempre que permita extraer toda la información requerida por la EN 19631 o sea interoperable con ella.

Esta excepción se introdujo principalmente para adaptarse al protocolo de intercambio electrónico de datos (EDI), que algunos sectores han utilizado durante años. Las empresas automotrices, farmacéuticas y logísticas utilizan el protocolo EDI para intercambiar electrónicamente pedidos, facturas y otros mensajes con clientes y proveedores. Las empresas definen su propia implementación de EDI y pueden usar diferentes sintaxis de facturación. EDIFACT es una sintaxis de facturación EDI muy utilizada. ‍

Estos sectores ya intercambian millones de facturas en formatos electrónicos estructurados, por lo que obligarlos a cambiar instantáneamente a UBL o CII no parece justo. En consecuencia, la ley permite a las empresas utilizar cualquier factura electrónica EDI hasta 2028, independientemente de si cumplen con la norma EN 16931, siempre que el comprador y el cliente estén de acuerdo.

Esta excepción se eliminará en 2028, cuando las facturas EDI deberán cumplir con la norma EN 16931 o, si el comprador está de acuerdo, contener al menos toda la información requerida y ser interoperables con la norma.