¿Qué es una nota de crédito?

¿Está confundido por una «nota de crédito» en su bandeja de entrada? Una nota de crédito es un documento comercial que te otorga un reembolso o un descuento futuro en caso de discrepancias con una factura existente.

Los vendedores utilizan las notas de crédito para documentar una reducción del importe que un comprador les debe, en respuesta a la devolución de productos, a un precio reducido (quizás después de una disputa), a errores contables, a cambios o cancelaciones de pedidos, etc. A diferencia de las notas de débito, que el comprador envía al vendedor en las que se indican los motivos de la devolución de un producto, las notas de crédito las emite el vendedor al aceptar la devolución o las condiciones de la devolución.

En este artículo, explicaremos qué es una nota de crédito, cuándo emitirla, qué información debe incluir en una nota de crédito y cómo se compara una nota de crédito con otros documentos comerciales.

¡Empecemos!

Definición de nota de crédito

Una nota de crédito es un documento empresarial que reduce el saldo pendiente de un comprador en circunstancias específicas, como devoluciones, errores de facturación y descuentos.

Por ejemplo, si tu proveedor te vende algún material por 100€, emitirá una factura para realizar un seguimiento de la venta. Si descubres que el 5% de ese material es defectuoso y solicitas un reembolso de 5€, el proveedor emitirá una nota de crédito de 5€ para mantener un registro documental. La nota de crédito reducirá tu saldo pendiente o, si ya has pagado, te concederá un reembolso o un descuento futuro.

Dado que las notas de crédito están estrechamente relacionadas con las facturas, son cruciales para el cumplimiento fiscal y contable. Según el país en el que hagas negocios, las notas de crédito tienen diferentes requisitos formales especificados en la legislación local sobre el IVA.

Por ejemplo, algunos países exigen que los proveedores utilicen una «factura correctiva» o una «factura inversa» en lugar de una nota de crédito en algunos casos. Más adelante en este artículo analizaremos las diferencias entre las facturas correctivas, las notas de crédito y otros documentos comerciales.

Por ahora, esperamos que quede claro que siempre debes consultar las regulaciones locales o consultar a un asesor cuando manejes notas de crédito.

Cuándo emitir una nota de crédito

El proveedor generará una nota de crédito para ajustar el importe adeudado por el cliente. Esto puede ocurrir en varias situaciones:

Errores en la facturación

Ocasionalmente, un vendedor cobra accidentalmente de más a un cliente en una factura y tendrá que usar una nota de crédito para corregir el error. Cuando esto ocurre, el vendedor tiene dos opciones:

• Opción A: Emitir una nota de crédito por la diferencia.
• Opción B: cancelar la primera factura emitiendo una nota de crédito por su importe total y, a continuación, emitiendo una nueva factura por el importe correcto.

Devoluciones de pedidos

Imagina que descubres un desgarro en la tela de tu nuevo par de zapatillas. Solicitas una devolución y la tienda online te envía por correo electrónico una nota de crédito para reducir el saldo pendiente o iniciar un reembolso.

Cambios en el pedido

Los compradores pueden cambiar la cantidad o el valor de un pedido después de que se haya emitido la factura inicial. En tal caso, una nota de crédito es útil.

Supongamos que pagas por adelantado la totalidad de un arrendamiento de equipo por seis meses y tu contrato te permite devolver ese equipo anticipadamente para obtener un reembolso parcial. Si bien el vendedor emitió inicialmente una factura por los seis meses completos, si devuelves los artículos arrendados con antelación, emitirá una nota de crédito para documentar el reembolso.

Descuentos

Los vendedores suelen incentivar los pagos anticipados ofreciendo descuentos. En tal caso, emitirán una nota de crédito para compensar el pago inicial del comprador.

Supongamos que compras un televisor por 500€, pero la tienda ofrece un descuento de 50€ si pagas en una semana, y pagas dentro de ese plazo. El vendedor emitirá una nota de crédito de 50€ para documentar el descuento aplicado a tu factura.

¿Qué información debe incluir una nota de crédito?

Las notas de crédito suelen incluir el mismo tipo de información que las facturas. Como mínimo, deben contener suficiente información para identificar al proveedor y al comprador y explicar el importe ajustado y el motivo del ajuste.

Dado que las notas de crédito pueden tener implicaciones fiscales, algunos gobiernos tienen regulaciones sobre la información que se requiere, especialmente en países donde la facturación electrónica es obligatoria.

Ejemplo de nota de crédito

Veamos una nota de crédito en acción. En nuestro ejemplo, «Big Law Firm Ltd.», con sede en Londres, factura a «Cool Startup S.L.» diez horas de servicios legales a razón de 150 libras esterlinas por hora, emitiendo una factura.

Tras una breve conversación con su cliente, Big Law Firm se compromete a ajustar el número de horas facturables a siete y emite una nota de crédito por la diferencia de tres horas. El siguiente documento de ejemplo muestra que se ha abonado una cantidad de 450 libras al comprador, lo que reduce el importe a pagar a 1050 libras esterlinas.

Facturas y notas de crédito revertidas o correctivas

Antes de profundizar en esta sección, una advertencia rápida: si bien las notas de crédito y débito están algo estandarizadas a nivel mundial, no existe una definición universal de factura correctiva, por lo que este artículo proporciona la opinión de Invopop y nuestro intento de identificar patrones.

Algunos países con requisitos de facturación más estrictos, como Alemania y España, no permiten el uso de notas de crédito en determinadas situaciones. En su lugar, exigen que los proveedores sustituyan la factura anterior por una factura correctiva.

Una factura correctiva, también llamada factura inversa, tiene el mismo propósito que una nota de crédito: ajustar el dinero que un comprador le debe al vendedor. La diferencia entre las facturas correctivas y las notas de crédito es sutil.

• Las notas de crédito ajustan el saldo pero no modifican formalmente la factura original.
• En realidad, las facturas correctivas sustituyen a la factura original.

Volviendo al ejemplo anterior, Big Law ahora tiene dos documentos permanentes: una factura de 1500 libras esterlinas y una nota de crédito de 450 libras, lo que hace que sus cuentas por cobrar asciendan a 1050 libras esterlinas. En otros países, es posible que Big Law Firm tuviera que emitir una factura rectificativa de 1.050 libras esterlinas, lo que anularía la primera factura. Como puede ver, el efecto neto es el mismo: Cool Startup le debe a Big Law Firm 1.050 libras esterlinas.

Notas de crédito en contabilidad

Para un comprador, una nota de crédito es un reembolso, por lo que reduce los costos que se han registrado como gastos en las pérdidas y ganancias y reduce las cuentas por pagar en el balance.

Para un vendedor, una nota de crédito es una reducción de las ventas, por lo que reduce los ingresos contabilizados como ventas en la cuenta de pérdidas y ganancias y disminuye el importe de las cuentas por cobrar en el balance.