Veri*Factu: España exige el uso de un software de facturación certificado
Antecedentes
El 6 de diciembre de 2023, España publicó Real Decreto 1007/2023, que describe los requisitos técnicos para los sistemas de facturación computarizados o «sistemas informáticos de facturación (SIF)». Este reglamento, conocido coloquialmente como Veri*Factu, tiene como objetivo combatir el fraude garantizando la integridad, la trazabilidad y la auditabilidad de los sistemas que las empresas utilizan para emitir facturas.
Para el 1 de julio de 2025, todas las empresas de España deberán utilizar sistemas de facturación que cumplan con esta normativa. Algunas excepciones son las empresas que utilizan el sistema Suministro Inmediato de Información (SII) o TicketBai, ya que tienen un propósito similar, y las empresas que están exentas de emitir facturas.
El gobierno aún no ha publicado las especificaciones completas de Veri*Factu, pero primero se puede encontrar más información aquí.
¿Qué es un sistema de facturación computarizado (CIS)?
El reglamento define el «sistema informático de facturación» —o sistema de facturación computarizado (CIS), a falta de una traducción mejor— como cualquier hardware o software que los contribuyentes españoles utilicen para emitir facturas.
En consecuencia, esta amplia categoría incluye el software ERP, los sistemas POS y cualquier software de facturación o facturación. Más específicamente, el reglamento define un sistema de facturación computarizado como cualquier sistema que permita a los contribuyentes emitir facturas de la siguiente manera:
- Permitir la entrada de la información de la factura a través de cualquier método.
- Conservar la información de las facturas, ya sea almacenándola en el propio sistema o exportándola a cualquier medio físico o electrónico.
- Procesamiento de la información de la factura, independientemente de dónde se lleve a cabo este procesamiento.
Estos sistemas deben almacenar los registros de facturas en un formato estándar y seguir estándares técnicos específicos, que analizaremos más adelante en esta publicación.
¿Qué es un sistema Veri*Factu?
El reglamento introduce la posibilidad de que los sistemas de facturación envíen electrónicamente cada registro de facturación en tiempo real a la autoridad tributaria española (AEAT). Sin embargo, el envío en directo de los registros de las facturas a la autoridad tributaria será voluntario para los contribuyentes.
El reglamento se refiere a los sistemas de facturación que informan los registros de facturas a la autoridad tributaria en tiempo real como «sistemas Veri*Factu» o «sistemas de facturas verificables». Si bien estos sistemas son solo un subconjunto de los sistemas de facturación computarizados que exige el reglamento, todo el reglamento también se denomina coloquialmente «reglamento Veri*Factu», lo que puede resultar engañoso.
En palabras de la AEAT,
Esta regulación se conoce coloquialmente como «Reglamento Veri*Factu», en referencia al método más simple y eficiente para cumplir con la regla, que consiste en enviar electrónicamente los registros de las facturas a la agencia tributaria en el momento de su producción. (Fuente: Agencia Tributaria: El «Reglamento Veri*Factu»)
Alcance del reglamento Veri*Factu
¿Debo usar un sistema de facturación computarizado?
Si su empresa está sujeta a impuestos en España, debe utilizar un CIS que cumpla con esta normativa. En términos más técnicos, el reglamento se aplica a todas las empresas con un establecimiento con IVA fijo en España, incluidas las empresas residentes y no residentes.
Hay un par de excepciones a esta regla:
- Las empresas que notifican las facturas al sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), obligatorio para las empresas con ingresos anuales superiores a los seis millones de euros, no necesitan cambiar.
- Las empresas de la región de Euskadi (Vizcaya, Guipúzcoa y Álava) ya están cumpliendo con la regulación TicketBai, que es análoga a Veri*Factu y, por lo tanto, no necesitan cambiarla.
- Empresas exentas de emitir facturas en virtud del Reglamento de Obligaciones de Facturación (Real Decreto 1619/2012), incluidos los sectores agrícola, ganadero y pesquero, están exentos del reglamento Veri*Factu.
¿Debo usar un sistema Veri*Factu?
No hay ninguna obligación de usar un sistema Veri*Factu; el requisito es usar un CIS que cumpla con las normas. La notificación en tiempo real de las facturas a la autoridad tributaria puede tener algunas ventajas, como la simplificación de los procedimientos y la transparencia ante la autoridad tributaria.
Presumiblemente, la autoridad tributaria ha introducido esta posibilidad como un primer paso hacia un futuro en el que las empresas no tengan que presentar modelos periódicos, como las declaraciones del IVA, porque la autoridad tributaria tendrá toda la información necesaria.
Cronograma para la adopción de Veri*Factu
Este es el cronograma para cumplir con la regulación:
- Se espera que el ministerio publique un documento complementario con los detalles técnicos de los sistemas de facturación. Esperamos que esto suceda durante el primer trimestre de 2024.
- El software de facturación debe ajustarse a los detalles técnicos en un plazo de nueve meses a partir de la publicación del ministerio. Del mismo modo, la autoridad tributaria tendrá nueve meses para crear el sistema a fin de recibir los registros de facturas de forma electrónica.
- Las empresas deben adoptar un CIS que cumpla con los requisitos antes del 1 de julio de 2025.
Veri*Factu, TicketBai, SII y facturación electrónica: ¿en qué se diferencian?
Si sigues el regulaciones que se refieren a las facturas en España, es posible que esté confundido acerca de la diferencia entre los distintos sistemas y reglamentos que el gobierno ha introducido, así que hagamos un repaso rápido.
Sistemas actualmente en funcionamiento
Empezaremos con los sistemas que ya están en vigor: Suministro Inmediato de Información (SII), FacturaE y TicketBai.
Suministro inmediato de información (SII)
El SII es un sistema de notificación de facturas introducido en España en 2017. El SII exige que ciertos contribuyentes envíen electrónicamente un archivo XML a la autoridad tributaria con información sobre sus transacciones de IVA (facturas emitidas y recibidas). El sistema es obligatorio para los contribuyentes con una facturación anual de más de seis millones de euros, los que pertenecen a ciertos grupos de IVA y los que están sujetos al régimen de devolución mensual.
Estos contribuyentes deben informar sus registros de facturación casi en tiempo real, por lo general dentro de los cuatro días posteriores a la emisión o recepción de una factura. Dado que el sistema SII ya ofrece a la autoridad tributaria una visión detallada de la posición de una empresa en materia de IVA, las empresas que deben informar al SII están exentas de Veri*Factu.
FacturaE
El sistema FacturaE en España es un formato de facturación electrónica obligatorio para las transacciones con entidades del sector público. Introducido en 2015, exige que todos los proveedores y prestadores de servicios que facturan a las administraciones públicas en España emitan y envíen facturas electrónicamente en un formato específico basado en XML conocido como FacturaE.
Billete Bai
TicketBai es el equivalente a Veri*Factu en la región española de Euskadi, también conocida como País Vasco. TicketBai se ha implementado progresivamente en cada una de las tres provincias de Euskadi, a partir de 2021, y se espera que su implementación completa esté completa en 2024. Al igual que Veri*Factu, TicketBai exige que todos los contribuyentes empresariales y profesionales utilicen un software de facturación certificado, que debe cumplir con requisitos técnicos específicos.
El software de facturación de TicketBAI debe incluir un código QR único y una firma electrónica en cada factura. Dado que la regulación de TicketBai es análoga a la de VeriFactU, las empresas que deban cumplirla no tendrán que preocuparse por VeriFactU.
Facturación B2B y Veri*Factu
Por último, ¿cómo se compara Veri*Factu con la española? próxima regulación de facturación electrónica B2B? Los dos requisitos son compatibles y existirán juntos en el futuro.
La diferencia clave es que Veri*Factu introduce principalmente requisitos sobre qué información debe almacenar el software de facturación y cómo almacenarla, pero no regula el formato (PDF o XML, por ejemplo) ni el canal (papel, correo electrónico o canal gubernamental) que se utiliza para enviar la factura. Por otro lado, el reglamento sobre facturación electrónica exigirá que las empresas utilicen un formato electrónico y un canal específicos (no el PDF) para enviar esas facturas.
Por lo tanto, las empresas en España deben cumplir pronto con ambas regulaciones: utilizar un software de facturación certificado que cumpla con los estándares de seguridad Veri*Factu, que pueda emitir facturas electrónicas para ventas B2B y que pueda incluir códigos QR en las facturas B2C.
Requisitos técnicos para los sistemas de facturación
Registro de facturas
Los sistemas de facturación computarizados deben registrar una entrada para cada factura emitida a un cliente, antes o en el momento de la emisión. En español, estas entradas se denominan «registros de facturación de alta».
El reglamento exige un formato y una estructura estándar para cada entrada y detalles técnicos específicos para garantizar que cada registro pueda rastrearse y no pueda modificarse sin dejar una marca en el sistema.
En concreto, cada registro de facturas debe incluir:
- Todos los campos de factura estándar, como los datos fiscales del proveedor y del comprador, la fecha de emisión y las líneas de pedido. Todos los campos de divisas deben estar en euros.
- Una «huella digital» o «hash» que vincula registros consecutivos.
- Una firma electrónica cuando las facturas no se envían directamente a la oficina tributaria. En otras palabras, no se requieren firmas electrónicas si el sistema es un sistema Veri*Factu.
- Un código de identificación que identifica el sistema utilizado para generar la factura.
- Marca de tiempo digital.
- Si está asociada a una factura correctiva, una referencia digital a la misma.
Códigos QR en las facturas
Al igual que TicketBai, el reglamento Veri*Factu también exige que las facturas incluyan un código QR que contenga los campos más relevantes de la factura. Esto afecta a las facturas completas y simplificadas, lo que normalmente llamamos billetes o recibos.
Además, si la factura ha sido reportada en vivo a la autoridad tributaria, es decir, generada por un sistema VeriFactU, debe incluir el texto «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACCU».
Esto permitirá a los clientes saber que pueden escanear el código QR para comprobar la validez de la factura directamente con la autoridad fiscal.
