España publica el borrador del sistema de facturación electrónica B2B

El Ministerio de Asuntos Económicos de España publicó un borrador de un real decreto que detalla cómo funcionará la facturación electrónica entre empresas (B2B) en el país. En este artículo, te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre la próxima obligación para las empresas de utilizar facturas electrónicas para sus ventas B2B.

Resumen

Las empresas pueden utilizar una solución de facturación electrónica pública o una plataforma de facturación electrónica privada para enviar facturas a sus clientes. En ambos casos, el vendedor debe enviar una copia de cada factura a la solución pública de facturación electrónica en el formato Facturae.
‍ Las plataformas privadas de facturación electrónica podrán utilizar cuatro formatos de factura electrónica: UBL, Facturae, CII o EDIFACT.
El primer paso será que el gobierno apruebe y publique este real decreto. Doce meses después, las grandes empresas (aquellas con ingresos anuales superiores a 8 millones de euros) deberán empezar a emitir facturas electrónicas, y 24 meses después, será el turno de las empresas más pequeñas.
Los compradores también deberán informar a los vendedores si aceptan la factura y cuándo la han pagado. Sin embargo, esto no será obligatorio hasta entre 36 y 48 meses después de la publicación del texto final.

La facturación electrónica en España

Facturas entre empresas y gobiernos (B2G)

Desde 2015, los proveedores que emiten facturas por importes superiores a 5.000€ a la administración pública han tenido que utilizar un sistema de facturación electrónica llamado Facturae o FACe. Si ya envías facturas al gobierno a través de este sistema, puedes seguir haciéndolo de la misma manera.

Facturas de empresa a empresa (B2B)

En septiembre de 2022, el gobierno español introdujo la obligación utilizar la facturación electrónica para las relaciones B2B en España, sujeto a la publicación de los detalles técnicos sobre el funcionamiento del sistema.

Este texto define el funcionamiento global de la facturación electrónica para las relaciones comerciales (B2B) en España, pero carece de más especificaciones técnicas sobre las soluciones técnicas para implementarla.

Hay ciertas transacciones que no se verán afectadas por esta regulación. Las principales excepciones son:

Ventas internacionales: la regla se aplica solo a las ventas nacionales, por lo que si el emisor o el destinatario de la factura es una empresa extranjera, no es necesario utilizar la facturación electrónica.
Facturas simplificadas: En España, algunas transacciones pueden utilizar una factura simplificada, que es lo que solemos denominar «billete» (art. 4). DECRETO 1619/2012). Si actualmente puedes usar facturas simplificadas, puedes seguir haciéndolo y no tendrás que cambiarte a la facturación electrónica. Los principales casos en los que se permiten las facturas simplificadas son:
- Transacciones inferiores a 400€ (IVA incluido).
- Transacciones superiores a 3000€ (IVA incluido) en ciertos sectores (incluidos la hostelería y la restauración, el transporte de pasajeros y las discotecas).
- Rectificación de facturas.

Facturas de empresa a consumidor (B2C)

La nueva ley se refiere únicamente a las ventas B2B, por lo que si vendes solo a consumidores, puedes seguir facturando como de costumbre. El gobierno no ha anunciado ningún plan para introducir la facturación electrónica obligatoria para las facturas B2C. ‍

¿Cuándo empezará la facturación electrónica en España?

El borrador del 19 de junio permite a cualquier ciudadano o empresa presentar comentarios hasta el 10 de julio de 2023. Tras ello, el Ministerio de Asuntos Económicos realizará las modificaciones oportunas y aprobará el texto final, publicándolo en el BOE (Boletín Oficial del Estado).

Los siguientes plazos entrarán en vigor el día en que se publique el texto definitivo en el BOE:

12 meses: para que las empresas con ingresos anuales superiores a 8 millones de euros emitan facturas electrónicas.
24 meses: para que las empresas con ingresos anuales inferiores a 8 millones de euros emitan facturas electrónicas.
36 meses: para que las empresas con ingresos anuales superiores a 6 millones de euros informen sobre el estado de las facturas.
48 meses: para que las empresas con ingresos anuales inferiores a 6 millones de euros informen sobre el estado de las facturas.

¿Cómo funcionará la facturación electrónica en España?

La facturación electrónica B2B de España tendrá dos tipos principales de soluciones:

Plataformas de intercambio de facturación electrónica: soluciones tecnológicas privadas que permiten a vendedores y compradores enviarse facturas electrónicas entre sí.
Solución de facturación electrónica pública: el gobierno creará su propia solución para el intercambio de facturas electrónicas. Cumplirá dos funciones:
- Repositorio universal: recibirá copias de cada factura electrónica emitida a través de una plataforma privada de facturación electrónica, que actúa como un repositorio de facturación electrónica universal y obligatorio.
- Alternativa gratuita: las empresas podrán utilizar la solución pública para emitir y recibir facturas electrónicas directamente, sin necesidad de plataformas privadas. ‍

Las empresas que desean recibir sus facturas electrónicas a través de un proveedor privado deben comunicarle a su proveedor qué proveedor quieren usar y en cuál de los cuatro formatos aceptados desean recibir las facturas.

Las plataformas privadas deben poder convertir las facturas a cualquiera de los formatos aceptados y enviarlas a la plataforma elegida por el destinatario. Esto se denomina interoperabilidad.

Este proceso es similar al Francia está planificando, con un repositorio central y plataformas privadas que pueden comunicarse entre sí o con la solución pública.

Formatos de factura electrónica aceptados

Se aceptarán cuatro formatos de factura electrónica que los compradores podrán enviar a los vendedores:

Facturae (un formato basado en XML creado por el gobierno español)
CII (CEFACT/ONU XML).
UBL (ISO/IEC 19845:2015).
EDICTO (ISO9735).

La solución pública recibirá las facturas solo en formato Facturae. Además, la solución pública tendrá un formulario web que las empresas podrán utilizar para crear facturas electrónicas manualmente. Esto significa que si solo envías un par de facturas al mes, podrás crear tus facturas manualmente dentro de la solución pública, de forma gratuita.

Firma electrónica

La nueva ley exigirá que las plataformas privadas firmen digitalmente todas las facturas enviadas en nombre del emisor, utilizando firmas electrónicas avanzadas. ‍

Las reglas para la firma electrónica avanzada se definen en el artículo 10.1.a del Real Decreto 1619 aprobado en 2012, pero ahora hay muchos intermediarios que pueden emitir certificados o firmar documentos en su nombre.

Código de identificación único

Todas las facturas electrónicas deben identificarse con un código único que contendrá el número de identificación fiscal del emisor, el número y la serie de la factura y la fecha de emisión de la factura.

Estados de la factura electrónica

Del mismo modo que los vendedores deberán enviar facturas electrónicas, el comprador deberá informar al vendedor sobre dos datos o eventos relacionados con el ciclo de vida de una factura:

Si aceptan o rechazan la factura y la fecha en la que lo hacen.
Que han pagado la factura en su totalidad y la fecha en que se pagó. ‍

El borrador denomina a estos eventos estados de factura. Los compradores deben informar sobre el estado de las facturas en un plazo de cuatro días naturales (sin contar los fines de semana y los feriados nacionales) a partir de la fecha de ese evento (por ejemplo, la fecha de aceptación o rechazo de la factura o de pago de la factura en su totalidad).

Los compradores también pueden informar voluntariamente de otros tres estados:

Si aceptan o rechazan parcialmente la factura y la fecha en la que lo hacen.
Que han pagado parcialmente la factura en su totalidad y la fecha en que lo hicieron.
Que la factura haya sido cedida a un tercero para su cobro o pago, identificando al cesionario y la fecha de la cesión. ‍

Normas para las plataformas de facturación electrónica

Requisitos para la plataforma de facturación electrónica

Las plataformas que quieran funcionar como plataformas de intercambio de facturas electrónicas deben cumplir ciertos requisitos. Deben:

Conéctese con la solución de facturación electrónica pública.
Siga la norma ISO/IEC 27001.
Utilice protocolos AS2 o AS4 seguros para enviar información.
Usa firmas electrónicas avanzadas.
Convierte las facturas electrónicas a cualquiera de los formatos aceptados.
Tenga un plan de continuidad empresarial.
Tenga una disponibilidad de servicio del 99% y siempre tenga soporte disponible.
Siga las reglas de gobierno de datos.
Conéctate y trabaja con otras plataformas de forma gratuita.

Interconexión entre plataformas

Como se mencionó anteriormente, la plataforma de facturación de un vendedor debe poder enviar facturas a la plataforma que ellos y el comprador hayan acordado usar. Esta puede ser la solución de facturación electrónica pública o una plataforma de facturación electrónica privada. Esto significa que las plataformas privadas deben estar interconectadas.

Cuando una plataforma de envío necesite conectarse a una nueva plataforma, enviará una solicitud a la plataforma de recepción. Luego, la plataforma receptora debe asegurarse de que la interconexión se produzca en el plazo de un mes. Para ello, la plataforma receptora debe:

Proporcione documentación técnica.
Habilite un entorno de pruebas.
Dedica los recursos necesarios
No cobras dinero por ello.

‍ El borrador también habla sobre los formatos que deben usar las plataformas cuando se conectan:

Si el destino es una plataforma privada: la plataforma de envío transformará la factura en uno de los cuatro formatos de factura electrónica permitidos.
Si el destino es la solución pública de facturación electrónica: la plataforma de envío reenviará las facturas a la solución pública en formato Facturae y la plataforma receptora las convertirá al formato final.