Explorando los problemas con la facturación
Después de haber pasado los últimos 15 años trabajando en una amplia gama de diferentes proyectos de comercio electrónico, desde mis propias facturas como autónomo, la venta de flores, entradas para conferencias y paseos, hasta la integración con las agencias tributarias de América Latina, siempre he tenido la sensación de que la facturación debería ser mucho más fácil de usar de lo que es actualmente.
Todos somos conscientes del cambio constante hacia la digitalización en todos los aspectos de la vida, ya que la informática facilita el intercambio de datos en un mundo más conectado. La facturación no es una excepción y, de hecho, no cabe duda de que has recibido muchas facturas en PDF después de tus compras online o después de tus viajes en Cabify. Por definición, estas facturas son digitales, ya que las recibes en formato electrónico y, de hecho, las empresas que te envían estas facturas no las imprimen de antemano. Todas se crean digitalmente.
Sin embargo, dado que estas facturas no contienen datos estructurados, cuando envíes tus gastos a tu software o equipo de contabilidad o gestión de recibos, en realidad realizarán un OCR escanea o pide a una persona que copie y pegue los detalles de la factura en tu plataforma de contabilidad para que puedas añadirla a tus informes de gastos.
Piénsalo un minuto. La empresa que te factura crea su factura digitalmente, pero cuando te la envía, utiliza un formato impreso que solo es adecuado para humanos. El destino final de estos detalles es una plataforma de software de contabilidad que solo pueda manejar datos estructurados.
Está claro que esto es muy ineficiente.
¿Por qué ocurre esto? Creemos que las soluciones de facturación electrónica actuales son demasiado complicadas y que las empresas carecen de incentivos para invertir el tiempo necesario para los desarrolladores. ¿Y quién puede culparlos? Ya es bastante difícil crear un producto que la gente quiera comprarte desde el principio.
Los problemas relacionados con el envío de facturas tampoco tienen que ver solo con lo que reciben los clientes, sino que he hablado con muchas grandes empresas que han dedicado semanas o meses a crear una integración con su ERP o plataforma de contabilidad para su propia contabilidad. Cada proveedor de software tiene sus propias API y formas específicas de recibir las facturas, por lo que conseguir que una integración funcione lleva mucho tiempo. Si eres una empresa pequeña, olvídalo; sigue enviando hojas de cálculo a tu contador mientras te sientas culpable por no poder dedicar tiempo a una integración decente.
Y, por supuesto, si es una empresa emergente con presencia global o aspira a ella, no olvide que cada país en el que se lanza tiene su propio conjunto de herramientas locales preferidas por los contadores. Como yo, es posible que hayas escuchado a todos los contadores del Reino Unido recomendar Xero, lo cual es fantástico si estás en uno de los países a los que apoyan, pero la realidad es que en Europa, América Latina, África y la mayor parte de Asia cada uno tiene su propio conjunto de herramientas recomendadas por los contadores.
Por último, una vez que hayas descubierto todas tus integraciones con terceros y cómo enviar las facturas, como desarrollador, aún tendrás que hacer frente a los cambios en la regulación, las reglas de validación y los diferentes tipos impositivos de tu software. Por supuesto, toda esta información es pública, pero mantenerse al tanto de todos estos cambios requiere un esfuerzo que, de otro modo, podría dedicarse a mejorar el producto.
Hay iniciativas para tratar de resolver estos problemas. PEPPOL, un proyecto europeo con ambiciones globales, está avanzando a pasos agigantados, y EDI ha estado en uso durante décadas entre grandes empresas. Pero, una vez más, creemos que estas tecnologías son demasiado difíciles de usar rápida y fácilmente.
En resumen, opinamos que hay mucho que arreglar para que la facturación electrónica se convierta en algo habitual, pero cuando esto suceda, los beneficios para las empresas serán enormes.
