Factura proforma: definición y casos de uso
Juan Moliner Cofundador y CEO Una factura proforma es un documento que una empresa puede utilizar para confirmar las condiciones de un acuerdo de suministro de bienes o servicios a un cliente. Suele incluir una descripción de lo que se va a entregar, el precio, las condiciones de pago y otros detalles relevantes de la transacción. Es similar a un presupuesto y resulta una herramienta muy útil para cualquier negocio.
En este artículo veremos qué son las facturas proforma, por qué son importantes y cómo generarlas y utilizarlas de la forma más eficaz.
Qué es una factura proforma
Puedes entender una factura proforma como un borrador preliminar de una factura. Es un acuerdo informal entre un proveedor y un cliente que permite a este último saber qué esperar en la factura definitiva.
Las facturas proforma se emiten normalmente una vez que comprador y vendedor han negociado los precios y otras condiciones relevantes. No son documentos jurídicamente vinculantes como sí lo son las facturas, pero sí pueden tener consecuencias legales.
«Pro forma» significa «por la forma» en latín, lo que ya da una pista sobre el carácter provisional de este documento o su papel como un paso dentro de un proceso.
¿Es obligatorio usar facturas proforma?
No, no es obligatorio. Las facturas proforma no tienen validez fiscal como las facturas (dicho de otro modo, una empresa no puede usarlas para justificar una compra ante la agencia tributaria). No están reguladas y no es necesario remitirlas a la administración. Aunque muchas empresas utilizan facturas proforma, otras prefieren un formato de presupuesto distinto, optan por una lista de precios sencilla con condiciones estándar, o pasan directamente a emitir la factura formal.
Como decíamos, las facturas proforma no son jurídicamente vinculantes por sí mismas, pero pueden tener consecuencias legales una vez «aceptadas». Por ejemplo, un taller mecánico puede pedirte que firmes y apruebes una factura proforma antes de empezar a trabajar. Una vez firmado el documento, ya no podrás echarte atrás diciendo: «¡No sabía que iba a costar tanto!».
¿Cuándo se usa una factura proforma?
La factura proforma se utiliza cuando vendedor y comprador han alcanzado un acuerdo provisional pero aún no han cerrado la operación. Resulta útil para confirmar lo que se ha prometido a un cliente. Estos documentos se suelen emitir tras las negociaciones comerciales, hacia el final del proceso de venta.
Las facturas proforma son especialmente útiles cuando una empresa ofrece bienes o servicios de alto valor o productos fabricados sobre pedido. Por tanto, merece la pena planteárselas si es el caso de tu negocio.
Más adelante hablaremos del uso habitual de estas facturas en el comercio internacional.
¿Son documentos distintos las facturas proforma, las facturas y los presupuestos?
Sí, los tres documentos cumplen funciones diferentes. Veamos un ejemplo de cómo una empresa utiliza los tres en su proceso de venta y entrega.
- La Empresa X está diseñando un nuevo sitio web para el Cliente Y. Tras las primeras reuniones, la Empresa X envía un presupuesto.
- El Cliente Y decide introducir algunos cambios en los entregables del proyecto y solicita un precio algo mejor. La Empresa X acepta el nuevo precio y emite una factura proforma.
- Una vez finalizado el trabajo, la Empresa X envía la factura definitiva al Cliente Y.
A continuación profundizamos en las características de las facturas y los presupuestos y en cómo se comparan con las facturas proforma.
Factura frente a factura proforma
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento jurídicamente vinculante que solicita el pago de bienes y servicios. Estos instrumentos comerciales oficiales son exigidos y regulados por las agencias tributarias. Tienen validez fiscal, es decir, sirven para acreditar una transacción y deducir el IVA.
Cada país tiene su propia normativa de IVA y sus propias reglas en materia de facturación. Además, más de 40 países han introducido alguna forma de obligación de facturación electrónica o de reporte electrónico.
¿En qué se diferencia una factura proforma de una factura?
Una factura proforma contiene prácticamente la misma información que una factura, salvo el número de factura. El documento también deja claro que se trata de una «proforma».
La factura proforma no se utiliza con fines contables ni fiscales, y su finalidad es distinta. Se trata de un presupuesto o de un compromiso de suministrar bienes o servicios según las condiciones detalladas, no de una solicitud de pago.
Presupuesto frente a factura proforma
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto simplemente confirma el precio de unos bienes o servicios. Puede ser tan sencillo como una carta en la que se detalla lo que se va a entregar y a qué precio. Las empresas los utilizan en una fase más temprana del proceso de venta que las facturas proforma. Un cliente que pide un presupuesto suele querer comparar precios entre distintos proveedores.
Los presupuestos pueden facilitarse sin negociación previa y servir de base para negociar precio o servicio. Una vez cerrada la negociación, la empresa puede enviar una factura proforma para confirmar el precio final, normalmente antes de iniciar el trabajo o entregar la mercancía.
¿En qué se diferencia una factura proforma de un presupuesto?
Frente a un presupuesto, sobre todo cuando una empresa utiliza ambos en su proceso de venta, la factura proforma se parece más a un acuerdo o trato cerrado.
Algunas empresas emiten un presupuesto y, a continuación, una factura, saltándose la factura proforma. Otras pueden utilizar los tres documentos.
La factura proforma deja margen para que el cliente cuestione o renegocie el precio o las condiciones, ya que no constituye una factura definitiva de venta.
¿Por qué son importantes las facturas proforma?
Los vendedores utilizan presupuestos y facturas proforma para confirmar precios y entregables con sus compradores. Su uso garantiza que el cliente no se lleve sorpresas cuando reciba la factura final. Por eso, una factura proforma debe actualizarse con cualquier cambio que se derive de negociaciones posteriores.
El uso de la factura proforma en el comercio internacional
Las facturas proforma pueden resultar especialmente útiles para las empresas que operan en mercados internacionales, ya que los precios, los entregables y la normativa varían de un país a otro.
La International Trade Administration describe la factura proforma como un documento utilizado como «herramienta de negociación entre vendedor y comprador antes de un envío de exportación» y recomienda emplearla para «cotizar al inicio de una operación de exportación».
Este organismo también confirma que la factura proforma se convertirá en factura comercial definitiva una vez que las mercancías lleguen a destino y pasen el despacho de aduanas. Puedes ampliar la información en la International Trade Administration.
Las autoridades aduaneras revisarán la descripción de la mercancía contenida en la factura proforma como parte de sus controles y aplicarán los aranceles correspondientes.
¿Qué se incluye en una factura proforma?
No existen directrices formales sobre lo que debe incluir una factura proforma. Cada empresa puede incluir tanta o tan poca información como considere oportuno. No obstante, lo habitual es que las facturas proforma sigan el mismo formato que las facturas finales y contengan la misma información clave, salvo el número de factura.
Campos habituales en una factura proforma
La mayoría de las facturas proforma contienen la siguiente información:
- Nombre, dirección y datos de contacto de la empresa emisora
- Nombre y dirección del cliente
- Fecha de emisión y fecha de vencimiento
- Descripción de los bienes o servicios suministrados
- Precio e IVA aplicable
- Periodo de validez de los precios
- Enlace a los términos y condiciones, si procede
- Condiciones de pago previstas
- Información relativa al envío internacional o a aduanas, cuando corresponda
- Indicación clara de que se trata de una factura proforma
Cómo crear una factura proforma
Recuerda que el objetivo de una factura proforma es ayudar a tu cliente a entender qué esperar de la factura definitiva. Lo más recomendable es que tu factura proforma se parezca mucho a esa factura.
La forma de generar las facturas proforma y la persona responsable de hacerlo dependerán del tamaño y la estructura de tu organización. Puede encargarse el equipo comercial o recaer en el equipo de contabilidad.
Crear facturas proforma con Google Docs o Microsoft Office
Si eres autónomo, emprendedor o tienes una pequeña empresa que está escalando para atender la demanda, utilizar Google Docs, Google Sheets o Microsoft Office para crear presupuestos o facturas proforma es una solución perfectamente válida. Todos ellos ofrecen plantillas fáciles de usar en distintos formatos.
Crear facturas proforma con software de contabilidad y facturación
Si tu empresa está creciendo o es de tamaño pequeño o mediano, el software de contabilidad y facturación que utilices (por ejemplo, Sage o QuickBooks) o incluso tu plataforma de ventas te permitirá generar rápidamente facturas proforma claramente identificadas como tales.
Tu sistema también debería poder generar la factura definitiva a partir de la proforma, de manera que puedas confirmar la información más reciente y emitir una factura formal con plena validez fiscal.
Para saber más sobre cómo crear facturas proforma, consulta estos recursos publicados por compañías de software de contabilidad:
Automatizar la facturación proforma
Si formas parte de una gran organización, es casi seguro que ya utilizas software de ventas y de contabilidad para generar facturas proforma y facturas.
Tu reto seguramente sea automatizar o integrar tus procesos de facturación electrónica para garantizar el cumplimiento normativo en los países en los que operas.
Emitir facturas para mercados internacionales
Como hemos comentado, las empresas están cada vez más obligadas a cumplir con la normativa no solo en cuanto a las copias formales de las facturas, sino también en lo relativo a la facturación electrónica.
Si atiendes a varios clientes internacionales, tus sistemas de ventas y contabilidad deben ser capaces de identificar rápidamente las reglas aplicables al país de cada cliente y generar facturas electrónicas que cumplan la normativa de cada región.