¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento que una empresa puede utilizar para confirmar los términos de un acuerdo para suministrar bienes o servicios a un cliente. Por lo general, incluye una descripción de lo que se proporcionará, el precio, las condiciones de pago y otros detalles relevantes sobre la transacción. Es similar a una cotización y es una útil herramienta empresarial.
En esta publicación, veremos qué son las facturas proforma, por qué son importantes y cómo se pueden generar y utilizar de la manera más eficaz.
Comprensión de las facturas proforma
Puedes pensar en una factura proforma como un borrador preliminar de una factura. Es un acuerdo informal entre un proveedor y un cliente, y le permite al cliente saber qué esperar de una factura futura.
Las facturas proforma suelen emitirse una vez que el comprador y el vendedor han negociado los precios y otros términos relevantes. No son documentos legalmente vinculantes como lo son las facturas reales, pero pueden tener consecuencias legales.
«Pro forma» significa «por el bien de la forma» en latín, y esto sugiere que este documento es provisional o un paso en un proceso.
¿Es obligatorio el uso de facturas proforma?
No, no es obligatorio. Las facturas proforma no tienen validez fiscal como las facturas (en otras palabras, una empresa no puede usarlas para demostrar una compra ante una autoridad fiscal). Las facturas proforma no están reguladas y no es necesario compartirlas con las autoridades. Si bien muchas empresas utilizan facturas proforma, otras pueden utilizar un formato de cotización diferente, tener una lista de precios sencilla y condiciones estándar, o pasar directamente a una factura formal.
Como hemos dicho, las facturas proforma no son legalmente vinculantes tal como están, pero pueden tener consecuencias legales una vez que se «aceptan». Por ejemplo, un taller de reparación de automóviles puede pedirte que firmes y apruebes una factura proforma antes de empezar a trabajar. Una vez que hayas firmado el documento, no puedes volver atrás y decir: «¡No sabía que costaría tanto!»
¿Cuándo se usa una factura proforma?
Una factura proforma se usa cuando un vendedor y un comprador han llegado a un acuerdo provisional pero aún no han finalizado un trato. Son útiles para confirmar lo que se ha prometido a un cliente. Estos documentos suelen emitirse después de las negociaciones de venta, hacia el final del proceso de venta.
Las facturas proforma son especialmente útiles cuando una empresa proporciona bienes o servicios de alto valor o productos fabricados por encargo. Por lo tanto, vale la pena considerarlas si ese es el caso de su empresa.
Hablaremos sobre cómo se usan comúnmente en el comercio internacional más adelante en esta publicación.
¿Las facturas proforma, las facturas y las cotizaciones son documentos diferentes?
Sí, estos tres documentos tienen diferentes propósitos. Este es un ejemplo de cómo una empresa utiliza los tres en su proceso de ventas y gestión logística.
- La empresa X está creando un nuevo diseño de sitio web para el cliente Y. Tras las reuniones iniciales, la empresa X envía un cotización.
- El cliente Y decide realizar algunos cambios en los entregables del proyecto y solicita un precio ligeramente mejor. La empresa X acepta el nuevo precio y emite un factura proforma.
- Una vez finalizado el trabajo, la empresa X envía la última factura al cliente Y.
A continuación, profundizaremos en las características de las facturas y las cotizaciones y en cómo se comparan con las facturas proforma.
Factura frente a factura proforma
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento legalmente vinculante que solicita el pago de bienes y servicios. Estos instrumentos comerciales oficiales son requeridos y regulados por las autoridades tributarias. Tienen validez fiscal, es decir, prueban una transacción y deducen el IVA.
Cada país tiene sus reglamentos y normas de IVA específicos relacionados con las facturas. Más de 40 países también han introducido algún tipo de obligatoriedad facturación electrónica o requisito de presentación de informes electrónicos.
¿Cómo se compara una factura proforma con una factura?
Una factura proforma contiene casi toda la misma información que una factura, excluyendo el número de factura. El documento también indicará claramente que es «proforma».
Una factura proforma no se utiliza con fines contables o fiscales, y su intención es diferente. Es una cotización o una promesa de suministrar bienes o servicios de acuerdo con los términos descritos, no una solicitud de pago.
Cotización frente a factura proforma
¿Qué es una cotización?
Una cotización simplemente confirma el precio de los bienes o servicios. Las cotizaciones pueden ser tan simples como una carta en la que se describa lo que se proporcionará y un precio. Las empresas las utilizan en una fase más temprana del proceso de venta que las facturas proforma. Un cliente que solicita un presupuesto a menudo quiere comparar los precios de diferentes proveedores.
Las cotizaciones pueden proporcionarse sin negociación previa y convertirse en la base para la negociación de precios o servicios. Una vez finalizadas las negociaciones, la empresa puede enviar una factura proforma para confirmar el precio final, normalmente antes de que comiencen las obras o se entreguen los bienes.
¿Cómo se compara una factura proforma con una cotización?
En comparación con una cotización, especialmente cuando una empresa utiliza ambas en su proceso de venta, una factura proforma es más bien un acuerdo o una transacción.
Algunas empresas utilizan un sistema para emitir una cotización y luego enviar una factura, omitiendo la factura proforma. Otras pueden usar los tres documentos.
Una factura proforma deja espacio para que el cliente cuestione o contradiga el precio o las condiciones, ya que no es una factura de venta final.
¿Por qué son importantes las facturas proforma?
Los vendedores utilizan cotizaciones y facturas proforma para confirmar los precios y las entregas con los compradores. Su uso garantiza que el cliente no se lleve ninguna sorpresa cuando llegue la factura final. Teniendo esto en cuenta, una factura proforma debe actualizarse con cualquier cambio que resulte de negociaciones posteriores.
Uso de facturas proforma para el comercio internacional
Las facturas proforma pueden resultar especialmente útiles para las empresas que operan en mercados internacionales, ya que los precios, los productos a entregar y las normativas pueden cambiar de un país a otro.
La Administración de Comercio Internacional describe una factura proforma como un documento que se utiliza como «herramienta de negociación entre el vendedor y el comprador antes de un envío de exportación» y afirma que se debe utilizar para «cotizar al principio de una transacción de exportación».
El organismo comercial también confirma que la factura proforma se convertirá en la factura comercial final una vez que la mercancía llegue a su destino y pase por la aduana. Obtenga más información en Administración de Comercio Internacional.
Las autoridades aduaneras revisarán la descripción proforma de la factura de los productos enviados como parte de sus cheques y emitirán los cargos.
¿Qué incluye una factura proforma?
No hay pautas formales sobre lo que debe incluirse en una factura proforma. Las empresas pueden incluir tanta o tan poca información como deseen. Sin embargo, la expectativa general es que las facturas proforma sigan el mismo formato que las facturas finales y contengan la misma información clave, excluyendo el número de factura.
Campos típicos que se encuentran en una factura proforma
La mayoría de las facturas proforma contienen la siguiente información:
- El nombre, la dirección y los datos de contacto de la empresa emisora
- El nombre y la dirección del cliente
- La fecha de emisión y la fecha de vencimiento
- Una descripción de los bienes o servicios proporcionados
- El precio y el IVA aplicable
- Durante cuánto tiempo es válido cualquier precio
- Un enlace a todos los términos y condiciones
- Las condiciones de pago esperadas
- Información relevante para el envío internacional y/o la aduana, cuando corresponda
- Confirmación de que el documento es una factura proforma
Cómo crear una factura proforma
Recuerda que el objetivo de una factura proforma es ayudar a tu cliente a entender qué esperar de la factura final. La mejor forma es hacer que la factura proforma tenga un aspecto muy similar al de esa factura.
La forma de crear las facturas proforma y quién es responsable variarán según el tamaño y la estructura de la organización. Es posible que tu equipo de ventas cree facturas proforma o que la tarea recaiga en tu equipo de contabilidad.
Creación de facturas proforma con Google Docs o Microsoft Office
Como comerciante individual, empresario o pequeña empresa, es posible que esté escalando para satisfacer la demanda, por lo que usar Google Docs, Google Sheets o Microsoft Office para crear cotizaciones o facturas proforma es una solución perfectamente viable. Todas ofrecen plantillas fáciles de usar en una variedad de formatos.
Creación de facturas proforma mediante software de contabilidad y facturación
Si eres una empresa pequeña o mediana en crecimiento, el software de contabilidad y facturación que elijas (por ejemplo, Sage o Quickbooks) o incluso tu plataforma de ventas te permitirán generar rápidamente facturas proforma claramente etiquetadas.
Su sistema también debería poder completar la factura final a partir de su factura proforma, de modo que pueda confirmar la información más reciente y crear una factura formal válida desde el punto de vista fiscal.
Para obtener más información sobre la creación de facturas proforma, consulta estas páginas de recursos que ofrecen las empresas de software de contabilidad:
Automatización de la facturación proforma
Como organización de nivel empresarial, es casi seguro que ya utiliza un software de ventas y contabilidad para generar facturas y facturas proforma.
Su desafío empresarial puede consistir en automatizar o integrar sus procesos de facturación electrónica para garantizar el cumplimiento en los países en los que opera.
Creación de facturas para mercados internacionales
Como hemos señalado, las empresas están cada vez más obligadas a cumplir con las normativas relacionadas no solo con las copias formales de las facturas, sino también con la facturación electrónica.
Si suministras a varios clientes internacionales, tus sistemas de ventas y contabilidad deben identificar rápidamente las normas aplicables al país de tu cliente y generar una facturación electrónica que cumpla con las normas en esa región.
