Número de IVA: qué es y por qué es importante

Un número de IVA (impuesto sobre el valor añadido) identifica a un sujeto pasivo (empresa) o a una persona jurídica no sujeta a efectos relacionados con el IVA.

Por ejemplo, las agencias tributarias pueden utilizar este número para hacer un seguimiento de tus declaraciones de IVA y compararlas con los datos comunicados por tus clientes y proveedores, lo que les permite detectar errores e identificar fraudes.

En este artículo nos centraremos en los números de IVA dentro de la Unión Europea (UE), aunque todos los países que aplican el IVA cuentan con un identificador equivalente.

¿Cuándo necesito un número de IVA?

En general, necesitas un número de IVA en cada jurisdicción en la que estés obligado a pagar este impuesto, pero puede haber supuestos en los que lo necesites incluso sin estar obligado a pagarlo.

Por ejemplo, en la UE se exige un número de IVA cuando una persona jurídica quiere realizar una operación económica en otra jurisdicción comunitaria. Sin él, una empresa no puede entregar bienes ni prestar servicios transfronterizos.

Más concretamente, la UE establece que una empresa debe disponer de un número de IVA en los siguientes casos (consulta el artículo 214 de la Directiva 2006/112/CE sobre el IVA en EUR-Lex):

• Cuando realice entregas de bienes o prestaciones de servicios sujetas al IVA.
• Cuando efectúe una adquisición intracomunitaria de bienes.
• Cuando reciba servicios por los que sea deudora del IVA.
• Cuando preste servicios por los que el cliente sea deudor del IVA.

Veamos un ejemplo de cómo funciona un número de IVA: la Empresa A, situada en Francia, adquiere una máquina a la Empresa B, situada en Alemania. Cada una dispone de un número de IVA debidamente registrado ante la agencia tributaria correspondiente. La factura que la Empresa B emite a la Empresa A debe incluir ambos números de IVA.

¿Es lo mismo un número de IVA que un TIN?

Lamentablemente, la respuesta depende del contexto. Los números de identificación fiscal (TIN, por sus siglas en inglés) se utilizan en muchos países para identificar a las empresas a efectos tributarios. Ahora bien, la definición de TIN varía mucho de un país a otro. La OCDE mantiene una excelente página con los TIN utilizados en cada país.

Por ejemplo, dado que el IVA no existe en Estados Unidos, las empresas utilizan TIN no relacionados con el IVA, como el SSN, el EIN o el ITIN.

Sin embargo, en los países que aplican el IVA la tendencia es simplificar y disponer de un único número de identificación para todos los trámites, de modo que el TIN y el número de IVA son básicamente lo mismo.

En Europa, la mayoría de los países contaban con algún tipo de TIN o identificador de empresa antes de la directiva del IVA de la UE: Francia tenía los números SIRET y SIREN, y España el CIF. Estos identificadores se utilizaron como número de IVA añadiéndoles el código de país como prefijo. Por ejemplo, una empresa francesa con un SIRET 12345678901 tendría el número de IVA FR12345678901.

¿Para qué sirve un número de IVA?

Como hemos explicado, el número de IVA se utiliza, por lo general, para identificar a una empresa en cualquier trámite relacionado con este impuesto. Estos son algunos de sus usos:

1. Las empresas lo utilizan para llevar el control del IVA soportado y repercutido.
2. En las operaciones B2B dentro de la UE puede aplicarse el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. No obstante, las empresas deben comprobar que el número de IVA del cliente sea válido.
3. Presentación de declaraciones tributarias.
4. Identificación del país de tributación.

¿Quién puede emitir un número de IVA?

Para prevenir el fraude del IVA, la legislación de la UE permite que únicamente las administraciones tributarias asignen números de IVA a las empresas.

¿Existe un número de IVA único para toda la UE?

No, cada Estado emite su propio número de IVA. Si una empresa entrega bienes o presta servicios en distintas jurisdicciones, puede que tenga que solicitar un número de IVA en cada una de ellas en función de la legislación tributaria de cada jurisdicción.

Veamos otro ejemplo: la Empresa A (situada en España) vende bienes a la Empresa B (situada en Francia). La Empresa A no está obligada a solicitar un número de IVA en Francia; le basta con disponer de un número de IVA español debidamente registrado. Sin embargo, la legislación francesa puede establecer que, si la Empresa A supera un determinado umbral anual de ventas en Francia, necesitará un número de IVA francés.

Por eso siempre conviene revisar la legislación del IVA antes de empezar a vender en un nuevo país.

Formatos del número de IVA en la UE

En la UE, todos los números de IVA constan de varios dígitos precedidos por un código de país de dos letras.

Estos son algunos ejemplos de estructuras de números de IVA según el país:

PaísFormatoNotasAustriaAT seguido de U y 8 dígitosBélgicaBE seguido de 10 dígitosPuede empezar por 0 o 1.BulgariaBG seguido de 9 o 10 dígitosCroaciaHR seguido de 11 dígitosChipreCY seguido de 9 caracteresPuede incluir caracteres alfanuméricos.ChequiaCZ seguido de 8, 9 o 10 dígitosDinamarcaDK seguido de 8 dígitosEstoniaEE seguido de 9 dígitosFinlandiaFI seguido de 8 dígitosFranciaFR seguido de 2 caracteres y 9 dígitosLos dos primeros caracteres indican la región o el estatus.AlemaniaDE seguido de 9 o 12 dígitosGreciaEL seguido de 9 dígitosHungríaHU seguido de 8 dígitosIrlandaIE seguido de 8, 9 o 10 dígitosItaliaIT seguido de 11 dígitosLetoniaLV seguido de 11 caracteresPuede incluir caracteres alfanuméricos.LituaniaLT seguido de 9 o 12 dígitosLuxemburgoLU seguido de 8 dígitosMaltaMT seguido de 8 dígitosPaíses BajosNL seguido de 9 dígitos

Cómo obtener un número de IVA

Aunque el IVA está prácticamente armonizado en la UE, cada país cuenta con su propio sistema. Todos los gobiernos publican en su sitio web las instrucciones para obtener un número de IVA en su territorio.

Cada país establece la información obligatoria que las empresas deben aportar para obtener un número de IVA. En algunos casos, la información requerida es distinta para las personas jurídicas que para los profesionales o las entidades sujetas al impuesto pero sin personalidad jurídica.

Lo habitual es que el interesado cumplimente un formulario electrónico con los datos generales de la empresa. Este formulario tributario debe firmarse y presentarse por vía electrónica. Tras varias semanas, la agencia tributaria facilita el número de IVA.

Este es un ejemplo de formulario utilizado por la Agencia Tributaria española:

Cómo comprobar si un número de IVA es correcto

En una operación B2B, las empresas deben comprobar que los números de IVA de sus clientes sean válidos. Para ello, cada país dispone de una base de datos nacional con los números de IVA facilitados por la agencia tributaria correspondiente.

Las empresas pueden consultar la base de datos nacional para averiguar si un determinado número de IVA está actualmente vigente o no. No se ofrece información sobre números de IVA históricos; es decir, no podrás saber si una empresa tenía un número de IVA válido el año pasado. En la base de datos solo figuran los números de IVA vigentes.

¿Qué es VIES?

VIES son las siglas de VAT Information Exchange System (Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA). Es un formulario web que permite a las empresas validar los números de IVA de los operadores económicos registrados en la UE. VIES es propiedad de la Comisión Europea, que se encarga de su gestión, y está disponible en varios idiomas.

En la mayoría de las jurisdicciones, las empresas encontrarán una casilla para aparecer en VIES dentro del propio formulario que se utiliza para solicitar el número de IVA. Basta con marcarla. No obstante, algunos países exigen presentar una solicitud aparte para las operaciones intracomunitarias.

Cuando consultas un número de IVA en VIES, el resultado puede ser uno de estos dos:

1. La información del IVA en la UE existe (válido).
2. La información del IVA en la UE no existe (no válido).

Debido a la normativa de protección de datos de la UE, VIES nunca facilita el nombre ni los datos de contacto de la empresa, pero si los conoces puedes incluirlos en la consulta para asegurarte de que son correctos.

A continuación, un ejemplo de validación del número de IVA de Invopop en VIES:

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Entonces, ¿en qué puede ayudarte VIES? Si la Empresa A (situada en Francia) entrega bienes a la Empresa B (situada en Alemania) y ambas están registradas en VIES, al tratarse de una operación intracomunitaria la Empresa B deberá consultar VIES para comprobar si la Empresa A tiene un número de IVA válido.

Si el número de IVA no es válido, no se recomienda realizar operaciones con ese cliente, al menos hasta averiguar por qué no figura en VIES. También puedes ponerte en contacto con la agencia tributaria del cliente para comprobar el número de IVA.

Hay varias explicaciones posibles:

1. El cliente aún no ha activado la opción de VIES en su formulario tributario o no ha solicitado la opción específica para operaciones intracomunitarias.
2. La administración tributaria todavía no le ha asignado el número de IVA.
3. El cliente no ha solicitado un número de IVA.
4. La base de datos nacional no está operativa.

Los resultados que ofrece VIES proceden de las bases de datos nacionales y se actualizan con regularidad. Cada país es responsable del mantenimiento y la actualización de su base de datos. Si se produce algún error en VIES, la Comisión Europea no asume responsabilidad alguna.

¿Qué puede hacerse si se detecta un error? Si una empresa detecta cualquier error en VIES, debe ponerse en contacto inmediatamente con su propia agencia tributaria para solucionarlo.